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Inchcape 汽車售後服務 升級 iPad 營運系統提升客戶體驗

如果說到有什麼商品的售後服務特別重要,汽車肯定是即時浮現腦海的其中一種類別。因為汽車的售後服務除了會積累成相關的市場形象,更關係到駕駛者的生命安全,難怪各供應商皆格外認真對待。

在港澳地區擁有皇冠汽車、英倫汽車、新宇汽車及日豐汽車等公司的英之傑集團(下稱 Inchcape),是豐田、凌志、日野、積架、越野路華、上汽大通等品牌汽車的港澳總代理。最近該集團就為旗下的 8 間豐田及凌志維修中心引入稱為「iLight」的電子化服務系統,節省大量紙張,提升服務效率和質素,更確切滿足客戶需要。

傳統營運耗費大量紙張

▲李康業(左)與黃家倫表示,iLight 系統透過 iPad 將旗下維修中心的營運流程串連起來,提升員工效率又方便車主。

英之傑(香港)大中華區售後服務總監李康業和皇冠汽車售後服務部維修服務營運總經理黃家倫表示,雖然該公司早已有一套電腦化營運系統,但傳統的汽車售後服務仍屬人手和紙張密集的工作。Inchcape 以往平均每輛車維修要用掉 15 張紙,以每天服務 400 輛車來算,一年的用紙量就達到 200 多萬張。這些紙張包含了維修工作記錄、維修報告及帳單等資料,而且根據公司審計要求,需保存 7 年的記錄,這涉及不少地方及租金。耗紙量大的原因除了服務本身所需,遇上資料稍有變動亦即時要重印。

或延誤工作又錯失機遇

李康業指出,對現代企業而言,以紙張作為營運資訊記錄和溝通的媒介,還意味著效率和商機的損耗和流失。前線員工在服務客戶時,無法即時了解客戶的最新資料以及維修進度;手寫表格可能令工作效率降低並產生各種溝通誤會;而不同分行之間無法詳細閱覽過往記錄;這些都可能影響客戶服務質素。而從宏觀角度來看,手寫文件即使掃描成了數碼文件,也難以進行大數據分析,削弱了企業營運效率及競爭優勢。

數碼化流程增效率捕商機

Inchcape 由 2016 年開始構思企劃 iLight ,與本地軟件開發商 Legato 緊密合作,到 2020 年底開始逐步在豐田及凌志的維修中心展開部署。這個耗時約四年的項目,預定目標包括將售後服務的運作全盤數碼化、全面銜接工作流程、為客戶提供全面的服務接觸點(Customer Touchpoint)、促進追加銷售(Upselling)機會等等。

其實該系統並非把 Inchcape 的營運系統全部推倒重來,而是透過機器人流程自動化(Robotic Process Automation,RPA )科技,與該集團的後端 DMS (Dealer Management System)系統進行自動的資訊存取轉換。因此,Inchcape 無須改動一向運作順暢的基建系統,就能在其上套用現代化又安全的 Apple 軟硬件,讓前線員工擁有更佳的工作平台。

公司上下共同參與

▲確認維修項目是汽車維修保養的關鍵程序,iPad 的圖像化介面讓車主與維修顧問能清晰溝通汽車情況和所需服務。

李康業指出,不少企業 IT 項目都會因為追趕完工時間或者欠缺清晰目標,結果成品很快就被束之高閣或要大幅修改;所以該公司在最初就已下定決心,必須建立一個適合客人、維修顧問、維修技師等各部門所需的系統。所以 iLight 的設計和開發,是得到公司團隊的全程緊密參與,經過了透徹的諮詢和測試,推出以來得到了同事和客戶相當正面的評價。他坦言,開發一個優質的商業軟件需要相當多時間及資源,幸而 Inchcape 全體管理層均同意,否則這個系統不能成事。

順暢方便的客戶體驗

黃家倫說,現在如豐田或凌志的車主只須到達維修中心,維修顧問就能馬上用 iPad 瀏覽其預約資料和取閱過往維修記錄,然後與客戶記錄所需維修事項及汽車狀況,最後客戶在 iPad 上確認簽署作實。維修訂單就會馬上電郵給客戶。負責維修的技術員收到車輛後,也會依據 iPad 上的事項進行檢查和維修,並在完成後填寫維修檢查報告。而當車主返回取車時,只須掃描訂單電郵內的 QR Code 即能驗證身份,維修顧問就會利用 iPad 解釋是次檢查及維修的內容,並隨即出示相關收費資料。客戶確認付款後,就會經電郵收到收據。

▲iLight 進一步提升汽車維修中心的工作效率,車主交車取車流程更順暢。

提升服務效率並助改善營運

黃家倫又表示,iLight 令前線員工減省了手寫文件的時間,也讓部門之間的工作狀態和車輛狀態一目了然。針對顧客體驗來說,電子化的文件和溝通方式能令客戶感覺方便,較清晰的解釋也減少了錯誤和誤會,還有助提升公司的專業形象。

李康業補充說,後勤員工可以利用 iLight 即時更新並顯示各種市場資訊,讓維修顧問能夠向車主介紹符合其需要的服務。當然,新系統也有助 Inchcape 營運的無紙化,減少文件處理及儲存的問題,並節省存倉費用。

▲現時維修技師已利用 iPad 填寫維修檢查報告,需要時亦可隨時查閱該車原廠維修指引及過往的維修記錄以作參考。

將引入 ML 及更多功能

Inchcape 的統計數據顯示,新系統推出到目前為止,有 95%的客戶表示滿意,評分高達 8.3/10 分;而維修中心至今服務了近十萬個案例,節省了 18% 的服務所需時間,減少用紙約 40 萬張。

李康業和黃家倫透露,他們正推動 iLight 的第二期開發工作。新功能可能會包括提升客戶管理功能,讓車主隨時知悉其愛車的位置和服務進度例如正在維修、清洗或是停泊靜止狀態,以提升客戶體驗。另外他們還在研發工場資源控制系統,因為訂單數目及維修狀況,協助工場控制員調配人手及工作管理,成功的話能夠大大提升營運效率。他們還表示,Inchcape 將嘗試應用 Apple CoreML 機器學習(Machine Learning)技術,以對工作管理功能和其他營運環節作出改善。新一代的數碼化汽車售後服務,可進一步令車主們耳目一新!

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Tango Chan

The authorTango Chan