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企業趨勢

簡單六式 助你爆發生產力

經常會有人抱怨「為甚麼我的東西永遠也做不完」。如果你也遇到這個問題,有否想過是因為一些壞習慣導致?其實,只要簡單地改變一些習慣,你的工作效率可大大提高。

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調整早上心情

所謂一日之計在於晨,如果早上可以是平平靜靜地開始,我們就可以很容易地集中精神。相反,如果我們早上就心緒不寧、煩燥不安,又怎會用好的辦事效率呢?有研究顯示,我們早上的心情如何,是會影響我們一整天的,如果我們心情不佳,更會有更多拖延。但是我們該怎樣才可使我們的心情舒暢呢?

如果早上又有鬧鐘,又有電話在響,我們就要花時間去應對它們。這表示,我們只是不斷地回應外來不同的事物,無論重要與否。所以,在起床後的80到90分鐘內,應盡量保持環境不會變化,這樣便可以使我們感到事情在控制之內,使我們不會神經質。如此一來,在好心情之下,工作效率便可提高。

 

早上切忌 Check 電郵

定期檢查電郵當然是好習慣,但如果你是早上做的話,那就要改改了。因為你這樣做,其實跟上面一樣,讓自己不斷回應外來的事物。試想一下,這只是代表你在利用早上的時間去完成別人的要求,而非留給自己。說得再明顯一些,就是你早上做的事,就被外來隨機的電郵決定,而非用作計劃一日的安排。

事實上,當我們在早上檢查電郵時,會加大我們的壓力,還會上癮。有些人會擔心早上不檢查電郵,會使我們錯失一些有關工作的資料,但很多時這都是過慮。所以,我們最好在早上的頭兩個小時,不理會電郵吧。

 

不做無謂事

「為甚麼我的東西永遠也做不完」?或許我們做想辦法解決時,先回想一下,其實我們有沒有必要完成那些事?因為,無論把事情做得有多好,它的重要程度也不會變。我們只在想如何快速地完成工作,卻沒有意識到原來那些事情一開始根本不應該做。

簡而言之,我們應該要想做甚麼,而非做多少。所以我們計劃好要完成的事情,而非盲目地花時間做更多無謂事。

 

移除所有令人分心的東西

當我們建立好心情,和計劃好做甚麼事後,下一步就是要專心做事了。但怎樣做才可確保專心呢?

我們要移除所有的誘惑。所謂專心,就是要減少一些會拖延我們工作的選項。最簡單的方法,就是要改變環境,像是家中或辦公室等。值得一提,有研究指 CEO 每二十分鐘就會被打斷工作,他們要完成所有工作的話,是留在家中不受打擾地完成。對他們而言,只有家中才是僅有可以集中的地方。

 

建立排程

人們可把事情完成,絕不是即興或者好運。他們背後都有一個排程。當然每個人的排程是因人而異。例如有人喜歡在日間寫作,有人喜歡在夜間寫作。

我們有時會覺得人的自覺可以使我們完成事情,但自覺的效果往往會被高估。所以我們最好還是為自己訂定一個排程。但我們怎樣訂立排程才有用呢?我們可以參考 80/20 的概念。例如,我們可以想想,有甚麼事情可以導致莫大的成功?相反,又有甚麼事可以使我們的工作效率急跌?依照這些思路,應該會有所啟發。

 

入黑前訂定目標

如果可以的話,每日以相同的方式來完成每個工作日。此外,我們也要為明天作好準備。在晚飯前,把明日要完成的一到兩項事情寫好。因為研究顯示,如果我們把目標清晰詳細地寫下,我們會更傾向跟隨。此外,此舉也可以使我們放鬆,好好地享受晚上。

 

Source : Time

 

Tags :productivity
Dennis Ma

The authorDennis Ma

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