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企業趨勢

提升文件流程及知識管理 Ricoh 夥拍 Laserfiche 推動本地 ECM 應用

知識除了累積在個人腦中,更應以有系統與效率的方式,儲存在企業員工共用的資料庫內。本地領先 ICT 方案供應商理光 (Ricoh),早與在環球擁有超過 35,000 個客戶的 Laserfiche 合作,為本地客戶帶來先進專業的企業內容管理 (Enterprise Content Management,ECM) 解決方案。

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多年來,Ricoh 與 Laserfiche 合作無間,致力為客戶提供優質企業內容管理方案。

 

實際案例:減少 85% 的文件搜尋時間及 75% 打印支出

其實 ECM 是一個甚麼的概念?簡單而言是藉電子化文件管理的幫助,改革企業管理流程,進一步實現更簡單、更靈活的企業內容管理,令營運知識得以傳遞與伸延。Laserfiche 環球商業副總裁 Sean Tang 以一間從事物業管理的企業客戶為例,指其員工以往只把文件儲存於網絡硬碟上,缺乏文件版本控制,與檔案為本的流程管理概念。在升級至 ECM 系統後,該公司來自 6 大部門的過百員工終能採用統一的文件管理平台,採取用戶權限設定、系統化的企業內容儲存制度。最終節省近 85% 的文件與知識搜尋、存檔與分享時間、減少 75% 紙張文件打印支出,與 90% 實體文件儲存成本。

企業文件管理自動化帶來的效益,除數字之外,並優化日常營運流程。其本地顧問企業,通過 ECM 架構實現文件自動化管理,促進香港與上海辦公室之間的溝通效率,包括日常交易、客戶服務聯絡,並減低紙張文件傳遞的失誤;其次,該顧問企業亦善用 Laserfiche 流程工具,減少手動追蹤稅務文件的時間,令他們更準確,更快速地向客戶提供業務發展的顧問意見。除此之外,亦有具環球規模的 FMCG 生產商,以簡易軟件授權方式建構 ECM 系統後,令來自不同部門,不同技術水平的員工,在單一項目管理的協作與參與度上升,讓公司更能回應迅速的市場變化。

理光的多功能打印機的輸入裝置,功能上可與 Laserfiche 完美整合,讓掃瞄文件直接匯入系統內。
Ricoh的多功能系統的輸入裝置,功能上可與 Laserfiche 完美整合,讓掃描文件直接匯入系統內。

 

新功能促進知識傳遞

目前 Ricoh 多功能系統的客戶,基本上可直接另加由 Laserfiche 提供的 ECM 系統,例如 Ricoh 的多功能文件處理系統的輸入裝置,功能上可與 Laserfiche 完美整合,讓掃描文件直接匯入系統內。Laserfiche 的 ECM 近年加強對流動平台的應用支援,企業可經模組式工具,輕鬆建立可供流動裝置讀取以至編輯的電子報表,甚至讓員工直接在觸碰屏幕裝置上,輸入手寫簽名。

企業用戶可經模組式工具,輕鬆建立可供流動裝置讀取以至編輯的電子報表,甚至讓員工直接在觸碰屏幕裝置上,輸入手寫簽名。
企業用戶可經模組式工具,輕鬆建立可供流動裝置讀取以至編輯的電子報表,甚至讓員工直接在觸碰屏幕裝置上,輸入手寫簽名。

 

融合社交網絡式溝通

Laserfiche 的 ECM 系統能優化不同數據源與應用之間的整合,Laserfiche Connecter 可擔起中間軟件 (middleware) 的角色,無需附加額外程式編碼,便能連接後台數據庫與各項包括企業資源規劃 (ERP) 與客戶關係管理 (CRM) 等的企業應用,更能實現兩者之間的雙向數據溝通與存取。未來的趨勢是將 ECM 強勁的儲存與歸檔能力,融合至社交網絡式溝通的平台當中。新世代的企業員工溝通方式,往往是多渠道而非只以電郵作主導,講求效率的員工更喜歡以即時訊息作通訊、討論,甚至參與決策。Laserfiche 的 ECM 系統可協助企業,紀錄多個平台當中的通訊資料,令營運知識可以持續傳承。

Laserfiche 近年大大加強對流動平台的應用支援,並以容許企業方便地建立電子報表,省卻企業內部以至跨地區之間的紙張傳遞。
Laserfiche 近年致力加強對流動平台的應用支援,並以容許企業方便地建立電子報表,省卻企業內部以至跨地區之間的紙張傳遞。

 

中小企應用:成本得益

針對香港中小企林立的營商環境,Ricoh 與 Laserfiche 合作提供的 ECM 方案,比市場上同類產品更具彈性,可覆蓋任何規模的行業與企業,特別針對解決本地辦公室空間與資源不足,及希望提升生產力的目標。

Laserfiche 的 ECM 套件,有針對中小企 (100 人以內) 使用者的 Avante,與適用於大型企業的 Rio。Avante 支援符合業界標準的微軟與甲骨文資料庫,更能與 Office 應用程式無縫整合,用戶只需按下一個按鈕即可發送檔案至 Laserfiche,或可配合 Ricoh 的多功能系統掃描,迅速把紙張文件數碼化;針對大型機構的 Rio 更可與 SharePoint 整合,加快文件影像化與資料搜尋效率,加快企業資訊流通。

 

優化流程:管理與透明性俱全

目前在香港市場,已有部分金融機構與會計師樓,善用 ECM 而得益,提昇日常流程效率。實例包括:跨地域的企業員工申請新電郵戶口的流程,放棄傳統紙張而改用電子表格,省下文件傳遞的時間,即使行政部門與其他辦公室所處的地域不同,亦不會拖慢業務流程。在 ECM 的架構下,相關人士更可隨時追蹤文件的版本與流向,實現更具規律的中央文件管理制度。在部分地區的法例條文容許下,更接受以電子簽署取代手寫文件,令該電子文件與紙張一樣,同具法律效力。

流動工作不再是管理層的專利,隨著數據服務變得普及,任何擁有智能裝置的員工都能藉此提升生產力。Laserfiche 的 ECM 系統具備各式流動平台的支援能力,讓員工無需返回辦公室後,才能處理已堆積如山的工作。

目前在本港市場內,已有部分金融機構與會計師樓,善用 Laserfiche 的 ECM 架構及Ricoh多功能文件處理系統提高工作流程效率。
本港市場內,已有部分金融機構與會計師樓,善用 Laserfiche 的 ECM 架構及Ricoh多功能文件處理系統提高工作流程效率。

 

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預期在 Ricoh 香港強大的團隊與技術支援下, Laserfiche 在客戶配對與支援活動上會更具效率,圖為該公司環球商業副總裁 Sean Tang。

 

合作增協同效益

目前 Ricoh 與 Laserfiche 在環球多個市場均有合作,是軟件與硬件業務配合的最佳拍檔,彼此致力為企業客戶提供點對點的顧問服務。雙方合作後為客戶帶來的協同效益巨大。Ricoh的專業顧問團隊在了解客戶的需要後建議設合的方案外,更提供完善的 IT 系統整合及售後支援服務,相關的人力物力融合會更見完整。

理光(香港)為 Laserfiche 在本地的主要分銷商。理光(香港)有限公司市場及業務拓展部總監莊禮基認為 Ricoh 與 Laserfiche 合作定位清晰,旨在為客戶設計與實現易於投資、部署、管理、以至日後支援與延伸的文件管理系統。

如希望獲得更多產品資料,請瀏覽 www.ricoh.com.hk 或致電 2833 1111。

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