不論是在傳訊質素、資訊保安或是溝通管治的層面，商業世界對通訊平台的要求都愈來愈高，皆因一個能支援安全及穩定的多媒體傳訊流動協作平台，是現今商業營運不能缺少的競爭裝備。這類型從前需要龐大投資成本的資訊科技協作平台，隨著理光的雲端應用服務 FlexiCloud Service 的面世，中小企亦能以一個合理及負擔得起的月費享用。就讓 unwire.pro 為各位中小企老闆及IT主管讀者們， 就 FlexiCloud 兩大雲端協作方案，包括雲端即時通訊方案及雲端統一視像通訊 Unified Communication System，作進一步介紹。
▲ 理光跟本地著名軟件程式開發商Green Tomato 合作，推出中小企雲端即時通訊方案，並供FlexiCloud 客戶選用。
雲端即時通訊，讓溝通更方便快捷
理光 FlexiCloud 提供的雲端即時通訊方案 Teamwork Messenger，是跟屢獲軟件開發及設計殊榮的本地程式開發商 Green Tomato 合作推出的雲端項目。Green Tomato 市務總監莊芷坤表示，坊間面向消費市場的即時通訊工具不適合用作商務溝通，皆因它們都不設傳訊加密，亦不設任何使用權限的管控功能，一旦訊息往來包含企業內部資訊，企業就要承擔極大的機密外洩風險，這亦是近年相關於企業資訊外洩的報導經常出現的原因。
▲ Teamwork Messenger 採用熟悉的使用介面及操作方法，其一站式網上操控台及專為商務溝通而設的功能，為中小企老闆帶來前所未有的管理彈性。
彌補保安漏洞，杜絕資料外洩
資訊保安是企業不能輕視的問題，其對企業在營運以至信譽所能帶來的損害，可以非常深遠。莊芷坤表示，經由 Teamwork Messenger 輸送的訊息，均以銀行級別的保安軟件AES 256 bits 作數據加密後，再作傳送及儲存，嚴防訊息外洩。此外，管理者亦能為個別群組及用戶設定訊息的使用權限，限制轉發。心思靈巧的讀者可能已經想到，若員工有心將資料外洩的話，方法多且難度低，如給手機通訊畫面截圖，又或者用相機翻拍即行。應付這種防不勝防的保安危機，Teamwork Messenger 為對話畫面加入水印壁紙，將用戶名稱顯示，若員工截圖或翻拍的話，就能追查外洩源頭。此措施雖未能杜絕刻意外洩行為，但最少能有相當有效的阻嚇作用。
談到此方案最適合哪個行業使用，莊氏表示 Teamwork Messenger 讓商務通訊能在一個可供管理的環境下進行，對任何企業都有利，然而在兩種情況下，客戶會更容易領略到 Teamwork Messenger高效溝通的威力：一是該機構對內部消息高度敏感，如政府部門、律師行、保險及銀行等，二是該機構的員工人數在50人或以上。
適合商務溝通，管理權限容易
Teamwork Messenger 的一站式網上通訊平台內，設有多種有利通訊管理的功能，最常用的包括翻查過往通訊紀錄，設定群組或個人帳戶使用權限，增刪戶口及群體訊息廣播等。莊芷坤表示，管理者可在系統中隨時增加及刪除戶口，前者簡化了新員工加入時的行政程序，後者則可視為另一重資訊保安設置。例如員工在外遺失了智能電話後，管理人員可立刻凍結及取消戶口，以阻止商務通訊紀錄因裝置遺失而外洩。這功能非常配合現時企業聘請經紀及短期員工的大趨勢。
▲ Teamwork Messenger 著重人性化的使用體驗，如員工通訊錄預先設置，及操作簡易的即時語音錄製及影像拍攝介面等。
群體訊息廣播，是另一非常切合日常商務溝通模式的功能。Teamwork Messenger 能允許上司或組長同一時間向群組成員發放訊息，而成員回覆訊息時就自動變成該成員跟上司或組長的單對單通訊空間。這功能除了適合機構內大小部門或團隊進行 Top Down Communication 外，對從事地產、金融等與投資相關行業的銷售人員亦大派用場。
以保險行業為例，經紀們可就不同的保險投資計劃的特點，於 Teamwork Messenger 的客戶通訊錄內選取相對的目標客戶，建立群組，然後透過群組訊息廣播功能送出相關的計劃資料，有興趣的客戶可即時回覆此訊息，其意願及回覆之內容並不會讓同樣被同組的特選客戶看見，能提升跟客戶的溝通效果，業務自然蒸蒸日上。又例如於規模較大的中小企內，經常有需要成立不同的項目團隊。由於每個項目團隊都有不同的成員組合，項目經理只須於 Teamwork Messenger 建立項目群組，就能在項目進行期間作不同類形的群體訊息廣播，非常適合用作跟不同單位跟進進度，更新項目進展，公佈改動等，大大項目管理的效率及項目成員間的溝通果效。
此外，Teamwork Messenger 的很多人性化的應用體驗，亦是坊間即時通訊平台未能做到的。如員工通訊錄預先設置，簡易操作的即時語音訊息錄製及影像訊息拍攝介面等。莊芷坤更分享，不少客戶使用 Teamwork Messenger 後， 都覺得它對提升員工在公事上溝通的意識，有著正面且顯著的作用。
每戶月費 $25 起，收費靈活合理
理光 FlexiCloud 的雲端即時通訊方案，在訊息保安、通訊管治、使用效率以至通訊成本方面，均為商務應用度身訂造，為客戶提供一個無後顧之憂的上佳即時通訊體驗。此方案以月付模式收費，變相客戶再不需要像以往為設置資訊科技系統涉及不確定的啟動投資而頭痛。此服務每一用戶之月費為 $25 起，理光亦能為客戶提供個別定製及優惠服務。
流動辦公室不能缺少視像會議方案
要趕上流動商業大勢，令企業真正流動起來，除了要令即時的文字及圖像通訊能在可供管理的環境下進行外，能支援實時互動及資訊分享的視像會議平台亦十分重要。尤其在今天傳統定點辦公室及定時辦公時間不再，但跟分散各地的流動人員連系的需要郤無減的情況下，一個限制低、傳送穩定及使用簡易的視像會議平台，其重要程度，已接近必需。
雲端統一視像通訊服務
市場上的視像會議方案大概可分為兩大類別：需要到價值不菲的儀器及網絡設置的企業級方案，或是坊間的免費方案如 Skype。於中小企而言，前者負擔不起，後者則限制多且效果欠佳，用了也幫助不大。理光 FlexiCloud 雲端統一視像通訊系統的推出，令中小企能以每月千多元，就能享用專業級的視像會議服務，完市場之空隙，使視像會議不再專屬大型企業。
▲ P3500 可連接投影機，與會者能分享簡報或其他資訊。
視像傳送限制低，125 度超闊鏡頭更適合窄小會議室
理光 FlexiCloud 雲端統一視像通訊方案採用在視像壓縮技術作出了進一步優化的 P3500 系統，，低至 1MB 的數據傳送速度及環境條件欠佳如光線微弱的環境情況下，也能做到高質素及暢順的聲畫傳送。當用戶身處地點之數據供應真的極度有限時，如只有 100kbps，P3500 會作出自動調節，優先處理聲音傳送，務求令會議能順利進行。就算是一些臨時工作地點如地盤工地，也能進行視像會議，這近乎消除了影響流動視像會議的最大不穩定因素。此外, P3500 的鏡頭覆蓋度特闊，可達125度 (一般只能做到90度)，就算在窄小的會議室，進行 5-6 人的會議也沒有難度，非常適合中小企用。
支援流動應用程式且使用簡易，隨時隨地無間斷
相對於傳統視像會議，理光 FlexiCloud 的雲端統一視像通訊的最大優勝之處，亦是它之所以更適合現今商業大勢的原因，就是它可支援適用於智能電話及平板電腦的流動應用程式。以往要進行一個視像會議，往往需要勞師動眾，但現在員工只需在隨身攜帶的流動裝置上裝上一個應用程式，幾乎任何能連接互聯網的地點，都是能參與視像會議的地點。P3500 能同時顯示 9 個畫面，能支援複合點流動視像會議。
此外，P3500 可連接 Projector，與會能分享簡報，有效協助會議進行。再加上它的使用步驟非常簡易，要進行視像會議，只須啟動電源，然後選擇希望連接上的用戶編號，最後按確定，三個步驟即成。種種功能，都為流動辦公大勢度身訂造，其中一個當紅例子，就是近年廣受大小企業歡迎的 Huddle Room 概念 – 即在辦公室內設置一個可容納4-6人，並擁有基本作報告用之設備及視像通訊系統的小型會議室，以支援經常性小組商討會議。要優化為類近目的而設的流動商討空間，FlexiCloud 的雲端統一視像通訊方案，絕對大派用場，亦是傳統昂貴的高質視像會議方案，或是坊間免費視像平台，所未能支援的新領域。
▲ P3500 能支援的實時簡報分享， 其畫面傳送的時間間隔 (Time Lag) 只有0.16秒，分散各地的與會者也尤如比鄰。
最低入場月費為 HK$1,700，中小企佳音
理光 FlexiCloud 的雲端統一視像通訊的最低入場約為每月 HK$1,700，這個價錢已包括了一部 UCS P3500 系統和另一個用戶授權，如有需要的話亦可按用戶數目增減，門檻較低也更具彈性。此外，每個視像會議能同時接駁 20 個不同的地方的用戶 (以用戶編號計算)，相信大部份的情況下亦足夠使用。
▲ P3500 全面強化其視像壓縮技術，低至1MB 的傳送速度，亦足夠將畫面穩定傳送。當身處地點之數據供應極度有限時，P3500 則會優先處理聲音傳送。
為了維持競爭力，『讓企業流動起來』已不只是大企業的企業策略，中小企亦需要同樣為員工提供這方面的資訊科技配套，才能趕上越趨流動的商務生態。以往因龐大且不確定的啟動投資，很多中小企都會採用坊間一些不為商業應用而設的類近方案『用住先』，至於資訊保安及商用效果等問題，唯有選擇遲一步再算。上述兩個理光 FlexiCloud 中的雲端協作方案，讓中小企能以一個靈活、合理且負擔得起的月費計劃，享用一個安全、穩定及真正為商務溝通度身訂造的雲端協作平台，彌補市場之所缺，大大提升生產力，實在是中小企的佳音。
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