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企業趨勢專題特寫

RICOH 一站式智能工作流程 輕鬆實現文件數碼化

日趨先進的流動上網設備,令工作事項不再只限於辦公室處理,也使企業更重視尋求提升營運機動力。而在日常營運中,部份文件仍多會以紙本模式流通,以解決像貨物流通時隨件交附、簽收蓋章等安排。要使高智能的工作流程有更好的體現,就需要簡單易用的解決方案,輕鬆幫助企業將紙本文件歸檔,並有效擷取當中內容供隨時檢索,以融入日常工作流程,支持更暢順的數碼化協作。

依托科技突破文件流程樽頸

文件管理方案專家 RICOH 的一位顧問指出,要讓紙本文件不會成為工作流程中的一個「樽頸位」,就要懂得引入適當的文件內容擷取方案,員工甚至可由此做到將紙本文件「一鍵數碼化」,使智能工作流程得到更佳的實踐。RICOH 有針對不同企業需要的多功能文件處理系統(MFP),並跟方案商 Nuance 合作,提供多元化的文件處理軟件工具 eCopy ShareScan v6 及 AutoStore 7,可幫助任何員工輕鬆將文件數碼化。

簡單實現進階文件處理工序

透過這些方案,不但可節省掃描步驟,更能減少繁瑣的人手操作,降低與傳統文檔管理相關的成本。用家還可以建立個性化的工作流程,自訂適合不同部門的介面。例如人力資源部想將員工簽妥的強積金文件自動歸檔,只需在 MFP 預設好的強積金文件按鈕按一下,預覽擷取的員工資料是否準確,即可完成命名及歸檔,方便隨時檢索查閱。

▲ RICOH 助企業員工將紙本文件「一鍵數碼化」,使智能工作流程得到更佳實踐。

更安全高效完成文件電子化

因應文件處理環境和設備的多元化,RICOH 的顧問指出,透過採用取適當的方案,企業可進一步通過大範圍的擷取點,讓紙本文件、電子文件和當中的關鍵資料,安全地跟業務流程融合。例如業務部在完成一項採購後,希望擷取發票中的訊息,即時核對供應商的資料;同時把訂單的外幣金額換算成港幣,方便統一參考成本。那麼,透過 Autostore 7 掃描紙本或電郵中的發票,系統就能自動完成上述要求,並整合至ERP、CRM等系統。

對企業而言,適當的方案有助以下三個層面提升業務營運流程:

  1. 文件處理更簡便:用家可充分運用既有的設備,以最少的步驟,執行相同的文件處理任務。
  2. 關鍵訊息受保護:以用戶身份驗證功能提高安全性,只有授權人員才能發送和檢索文檔。文檔會自動加密,並可添加 PDF 密碼保護,只有預期的收件人才能打開。
  3. 發揮更強決策力:即使是紙本資訊,用家亦可以在幾秒鐘內擷取及發放,從而使整個組織在最關鍵的時刻,分享各種重要訊息,以最快速度作出最精準的決策反應。
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