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企業趨勢

讓文件不再「無故失蹤」 RiShare 簡化文件管理

商業機構每天來往文件甚多,即使是中小企業也有大量文件需要處理。隨著業務不斷發展,加上缺乏妥善的文件管理,一但需要翻查資料便成為秘書的惡夢。理光香港 (RICOH) 看到中小企對現代化文件管理的需求,推出嶄新文件管理方案 RiShare,希望透過 RICOH 在商業應用方案的豐富經驗,協助機構簡化工作流程。

善用科技 改善管理

The Good Studio 是一家本地設計公司,提供室內設計及項目管理服務,包括酒店會所、商業機構辦公室、零售店舖及住宅等。該公司最近採用了 RiShare 來改善公司的文件管理流程。The Good Studio 負責人 Kaye Dong 表示,未用文件方案之前,員工往往花了很多時間做文件歸檔或搜尋文件。加上香港租金昂貴,儲存文件成本也很高。

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你可透過 RICOH 多功能文件處理系統將文件掃描,形成電子檔案,將電子文件儲存於 RiShare 內,方便隨時擷取。

數碼文件 再無失蹤

由每日多不勝數的客戶單據,到不同部門的行政文件,各大機構在日常業務流程中產生大量文件。這些文件即使妥善收藏,但要找尋出來往往要靠檔案名稱或建立日期,搜尋費時亦缺乏效率。Kaye Dong 表示在採用 RiShare 方案前該公司經常遇到忘記檔案位置的問題,加上舊方法搜尋時間長,私隱度亦較低。文件數碼化後可以進行歸檔和搜尋管理,把文件進行掃描、分析、索引,日後要搜尋特定文件就變得更簡單方便。

RiShare 將所有的文件掃描後均可轉換成文字檔案,OCR 光學字元辨識支援多種語言,包括最常用的英文、中文、日文和西班牙文等。日後只需輸入關鍵資訊如公司名稱、發票編號,就能迅速找尋相關文件。另外閣下亦可建立書籤存取常用搜尋條件,或者縮窄文件搜索範圍至指定的文件類型、日期和文件大小等等,增加日後搜尋文件的準確性。

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The Good Studio 負責人 Kaye Dong 表示採用 RiShare 後,公司不再出現找不到文件的情況,用關鍵字如項目名稱就能找到目標文件,快捷方便。

 

輕易搜尋 目標為本

「由於之前缺乏有效方法把文件中央管理,因此文件往往散落在儲存空間不同的資料夾,想找特定文件時便會無從入手、浪費大量時間尋找,費時失事。」Kaye Dong 表示,部署 RiShare 方案後大大加快了工作節奏,嶄新的瀏覽設計不需加開不同檔案存放不同位置,非常方便。

透過使用不同關鍵字、標籤區別不同性質檔案,用戶只需記得相關的關鍵字就能輕易搜尋出來。The Good Studio 採用 RiShare 後便不再需要記著檔案位置或檔案名稱,只需搜尋項目名稱就能快速找到所需的設計圖則,即使文件散落在公司儲存空間的不同位置亦不再是個問題,工作節奏及生產力因此加快不少。

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可根據需要以標準、縮圖、詳細列表及頁面模式瀏覽文件列表。

 

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可利用通用檢視器存取、瀏覽、修改及列印不同的文件和圖片格式,避免不同應用程式之間的轉換。

 

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透過 RICOH 的多功能文件處理系統可把紙張文件數碼化,還有日常運作產生的電子文件,都能使用 RiShare 文件管理方案協作、加入標籤和簡易搜尋,並在網頁登入系統、電腦瀏覽,即使是流動工作人員以至第三方合作伙伴,也能在安全環境找到目標檔案。

設定權限 保護私隱

另一方面,RiShare 亦可令文件方便分享。以前需要協作文件,往往要把不同版本文檔在電郵中傳來傳去,不僅混亂更易因錯誤操作而把文件外洩或錯手刪除。但電子文件的閱讀權限也難以控制,一些私隱要求較高的檔案往往難以限制同事列印或下載,容易產生業務風險。相反 RiShare 的 Administrator 可把不同員工設定至指定群組,把管理權和閱讀權分離設定,大大提高文件的機密性。

以 The Good Studio 設計公司為例,最需要保護設計構思不會外洩。使用 RiShare 後即可在後台設定權限,讓文件控制在指定的員工之間傳閱、編輯。若是機密文件更可指定只能讓高層權限人士閱讀,確保商業機密安全。藉由 RiShare 的權限管理功能,可以選擇有瀏覽權限的人士,亦可進行不同的私隱設定,限制別人瀏覽程度如:能否下載、修改、列印等,有效避免同事隨便列印或下載公司文件,導致私穩或公司機密外洩等問題,減低不必要的業務風險。

 

公司資訊 網上共享

像 The Good Studio 的設計行業來說,拿著手提電腦或平板電腦向客戶講解和簡報的機會很多,使用 RiShare 後就能更方便於流動辦公,甚至把工作流程自動化。例如當行政文件需要上級批准時,就可在下屬提交至 RiShare 後自動顯示在上司的手機進行提示,就算遠在海外也能保證工作流程順暢運作,提高生產力。

 

服務組合 極具彈性

除此之外,RiShare 已經在不同部門及行業廣泛應用。RICOH 香港市場及業務拓展部總監莊禮基表示:「現時中小企渴望提高競爭力,但又未必有足夠 IT 技術和資源,因此一套能一勞永逸的文件管理方案是必需的,而 RiShare 正是他們的最佳答案。多年來理光數碼影印機領導市場,並可與文件管理方案整合,加上彈性的收費模式及服務,我們可助客戶提高競爭力,讓 IT 投資有更高回報。」如對 RiShare 或其他RICOH 方案有興趣,可瀏覽 http://www.ricoh.com.hk 或致電 2833 1111。

 

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