電郵是工作上重要溝通工具，但大家肯定自己懂得有效率地使用電郵嗎？如果你有「自己 send 電郵給自己」或者「500 封電郵未讀」的情況的話，你是時候要改善一下了。如果你認為沒有？那就看一看你有沒有以下八個不正確使用電郵的習慣了。
1. 發給錯誤的人
假如電郵寄到錯誤的人當然令人尷尬，特別是電郵會有 auto-complete 自動填寫收件人的電郵地址。此外，你應確保收件人或副本（CC）的收件人是真正需要那封電郵。To 是需要對方回應，而 CC 只是訊息的副本。最後回覆時應注意 Reply和 Reply All 的分別。
2. Check 得太密
太頻繁地檢查電郵會影響工作效率，因此都是小 check 為妙。一些人也許會在早上就檢查電郵，但這樣其實會浪費時間而且增添壓力。
3. 不清理電郵
雖然我們時常檢查電郵，但不少電郵都留在郵箱沒有清除。事實上，你也檢查了樓下信箱後，也不會把信放回去吧。所以你除了檢查郵件，也應處理它們。認清楚哪些電郵沒有保留價值，或者利用檢籤，便可以直接刪除，不用猶豫不決。
4. 給自己的電郵
電郵的作用有兩種，一是作出提醒如電子報，二是要你作出行動如要求答覆。你也許會自己發電郵給自己，以提示自己要做的工作，或者上載附件傳給自己，以便開啟。然而，其他的電郵會持續的發送過來，使自己給自己的電郵沉底。事實上，如果要制作工作清單或上載檔案的話，用專門的程式效果會更好。
5. 推舊電郵
大家應有看過電郵標題是 Re:Re:Re:Re 吧，其實大家不應這樣懶惰，開新電郵、用新的標題便更清晰了。此外，你更不應回覆舊電郵來展開全新的主題，對於收件者而言只會感到混亂，不能從主題了解電郵的內容大意。
6. 標題空洞無物
電郵主題的目的就是要帶出內容大意，收件者亦可從標題判斷郵件的重要程度。然而，如果標題是 No Title 、Read me 或者 Hi 等，就失去標題的作用了。一個好的標題，應帶出電郵重點，或者鼓勵行動。
7. 電郵不備分
雖然電郵服務很可靠，而且郵箱容量比以前大很多，但不代表不用備分，所謂意料是意料之外，誰知道網站會否無故發生問題？其實要備分很容易，可以用 IFTTT，除了對營銷有幫助外，也可以把電郵備分到雲端。
8 只閱不回
除了即時通訊，電郵只閱不回也不是好習慣。當然不是因為他們會知道你閱後不回，而是你有機會忘了回覆，就算你把郵件標了星星為重要郵件，當你工作時也很可能會將之拋諸腦後。所以應養成儘快回覆電郵的好習慣，一般而言半日之內回覆便可以了。
Source : Lifehacker
