圖片來源：香港電台
作者:Emil Chan 陳家豪
在與不同部門或機構探討轉型時，我經常發現大家陷入了「工具思維的誤區」，把一些傳統因循、效率低下的手段奉為牢不可破的專業標準，結果往往與現代社會脫節：
1. 商業匯報與簡報的工具迷思
傳統觀念： 無論是內部開會定係對外見客，做 Presentation 必須要用傳統的 PPTX 檔案才是最標準、效果最好和最專業。
現實痛點： 這種舊式檔案在跨平台、跨裝置播放時經常會出現排版走位、字型缺失的情況，而且每次要在簡報中插入動態影片時，播放流程都極之不便、容易卡頓，往往耗費大量時間在格式調整上。
數碼本質： 真正的數碼化應追求內容的雲端協同與跨平台流暢度（例如使用網頁級動態文檔或雲端協作工具）。
2. 大型活動現場攝影的傳統包袱
傳統觀念： 舉辦任何商務活動或官方儀式，現場攝影必須依賴專業單反相機和重型器材，先至能彰顯活動的檔次。
現實痛點： 專業相機拍攝後需要經過導出、篩選、後期調色等繁瑣程序，公關或主辦方往往要等一兩天才能拿到照片。最後導致攝影師需要為來賓拿著手機逐一拍攝。 在資訊爆炸的年代，現場觀眾和媒體要的是「即時感」。其實用現代手機拍攝，畫面質素已經足夠應付網絡傳播，而且能夠即拍、即傳、即分享，這種速度帶來的公關價值遠超單純追求高清像素。
3. 活動籌辦與重要通知的溝通渠道
傳統觀念： 發放重要的活動出席通知、更改公告或者後續跟進時，必須堅持使用官方電郵（Email）或者逐個撥打傳統電話才算正式和禮貌。
現實痛點： 現實是電郵極容易被系統誤判為垃圾郵件（Spam Mail）而石沉大海，而陌生電話亦經常被市民或客戶的手機軟件當成推銷電話（Cold Call）直接攔截或拒接。在手機通訊時代， WhatsApp 或微信（WeChat）的直達率、讀取率與即時互動性，其實比傳統電郵和電話更加可靠。
4. 緊急應變與跨部門聯絡的底層斷層
傳統觀念： 面對突發事件，跨部門之間必須用官方簽印的實體文件和傳真機（Fax）作為正式通訊媒介，以符合行文程序和紀錄存檔。
【宏福苑火災警示】： 這種過時的做法在關乎人命財產的緊急關頭，暴露了致命的缺點。實體紙張傳輸速度慢、字跡容易模糊，各部門在關鍵時刻還要四處尋找傳真機、等待紙張打印，導致各方資訊無法即時連動，嚴重拖慢應變速度。
數碼本質： 災害與緊急應變需要的是全數碼化、秒級同步的中央調度平台。
我的深刻體會： 當內地市民大眾在商務活動中初次見面，都已經習慣放棄交換紙張卡片，改為直接加微信 以達致更實用、更長效的即時連結時，我們的政府部門在面對大火的生死一刻，內部竟然還要依賴傳真機。這讓我清晰看到， DPO 面對的是一個個堅不可摧的「官僚數據孤島（Data Silos）」，底層的跨部門實時協同根本未準備好。
我所看見的轉型困局：必須「按部就班」的國際標準
真正的數碼轉型在管理學上有一條不可逾越的「三部曲」演進路徑。我常常強調，不按部就班地打好地基，任何宏大藍圖都只是空中樓閣
- 數據數碼化（Digitization：資訊轉化）： 將實體、紙張資料轉化為電腦可讀取、可儲存的數碼格式。
- 流程數碼化（Digitalization：優化流程）： 利用科技重塑工作流程，打破部門界限，讓跨部門工作自動化、一體化。
- 數碼轉型（Transformation：價值創造）： 當底層數據和流程都打通了，政府才能利用 AI 進行趨勢預測（例如利用物聯網預警火災隱患），創造全新的社會價值。
宏福苑事件讓我看清的現實是：我們連最基本的第一步「數據數碼化」和第二步「流程數碼化」都未做扎實。 數據還鎖在各部門的傳真紙上，它們就是「死數據」，根本無法進行後續的分析與連動。
鮮花插在沙灘上：高大上項目的隱憂
這正是我感受到數字政策辦公室最艱難的地方。
過去兩年，政府砸了數以百億計的預算，開展了許多針對工商界、高大上的「人工智能應用、雲端創新、大數據智慧招商、 Web3 基礎建設」等指標性大項目。這些項目聽起來很宏大，但我十分擔心，這種「把鮮花種在沙灘上」、未打好基礎的發展模式，最終項目會不成功。
當你上層的 AI 引擎動用了幾百萬預算，卻發現前線應變部門因為還在用傳真機溝通，根本無法提供標準化的格式數據去餵養這個 AI，整個高端系統就會淪為空殼。這種資源錯配，不僅浪費公帑，更會不斷消耗公眾對政府推動智慧城市的信心。每當有大火、暴雨發生，科技的缺位只會顯得財政預算案上的數字多麼諷刺。
結語與我對改善方案的建議
要打破這個僵局，讓數字政策辦公室的努力不被官僚慣性所吞噬，我認為政府必須告別「粉飾櫥窗」的做法，從制度與底層思維進行四個徹底改革：
方案一：行政強制「告別傳真與紙張」
政府應制定清晰的「落後科技淘汰時間表」。仿效新加坡或愛沙尼亞，強制規定在 1-2 年內，所有政府內部及跨部門的公文、緊急通聯必須達到 “Born Digital”（原生數碼化）。全面取締傳真機，將紙張溝通逼入歷史，為 DPO 的推動掃除最底層的障礙。
方案二：建立「跨部門實時應變指揮平台」
針對宏福苑這類突發公共事件，應由數字政策辦公室直接牽頭，建立一個跨部門、權限分明的實時微服務（Microservices）協同平台。消防、警務、民政、醫院、運輸等部門在同一個數字畫板（Dashboard）上同步接收和更新資訊，實現「一處輸入，全員即時共享」，徹底取代電話和傳真。
實例警示與成效： 過去政府花了 1.5 億元建設「緊急 SMS 通知系統」（緊急警示系統），但在多次惡劣天氣或突發事件中，往往因為部門之間數據不互通、官僚審批繁複，竟然要花上近一個小時才能成功發布一條緊急信息，令科技投資形同虛設。
如果有了這個「跨部門實時應變指揮平台」，前線一有危機，核心數據秒速同步觸發，這個花費億元的系統就能自動、即時向受影響區域市民發送預警，過去「發布滯後一小時」的致命問題即可迎刃而解。
方案三：審查底層數據成熟度，而非盲目追隨新科技
在審批或啟動任何高大上的 AI 或大數據項目之前，技術主管和審計部門必須先評估該範疇的底層數據成熟度。必須先完成「數據標準化」與「流程去官僚化」，才能引入高級科技。
HKGAI 的案例警示： 政府近年撥款 30 億元推動人工智能資助計劃，並重點投入資源支持香港生成式人工智能研發中心（HKGAI）研發本地大模型及基建。然而，這筆龐大的科技投入，與目前市場的實際接受度和商業落地的普及率相比，卻顯得格格不入、不成正比。
當大企業和前線政府部門連基本數據都未做好結構化，日常溝通還在用傳真、PDF，市場根本沒有足夠、乾淨的「數據燃料」去驅動這些高端的 AI 模型，導致再頂尖的科研成果亦只能與實際市場應用脫節。盲目上馬高端工商項目之前，必須先確保市場與前線的「數據地基」已經打穩。
方案四：重塑公務員考核機制（KPI）與告別體制脫節
數碼轉型最大的阻力往往不是技術，而是人的習慣與過時的法規制度。當市民早已習慣用轉數快（FPS）秒速收發款項、用電子簽章處理跨國合約時，我們的政府體制內部卻依然充斥著令人匪夷所思的「平行時空」脫節案例：
- 稅務局退稅仍用支票： 市民明明可以電子報稅，但每年稅務局退稅時，卻依然大量依賴實體郵寄紙本支票。市民收到後，還要特意抽時間去銀行排隊「入數」，完全浪費了「轉數快」等現成的高效金融基建。
- 法庭與司法文件堅持紙張與印章： 即使科技如何進步，現時法庭和司法機構的大量應用文件，依然強制要求使用紙張打印、實體手寫簽名、甚至必須蓋上實體印章。這導致全港律師行每天還要派「師爺」手持大量紙張、在中環法院大樓之間四處奔波遞交文件，法律科技（LawTech）在因循的程序前形同虛設。
政府需要徹底改變內部考核機制，不應只看部門「買了甚麼貴系統」或「投了多少資源做研發」，而要看「流程縮短了多少、紙張減少了幾多成、跨部門對接速度提升了幾倍」。
只有當各政府部門與司法機關甘願放棄「退稅用支票、法庭用紙張、應變用傳真」的過時思維，將日常政務的「痛點」與公眾的生活習慣全面接軌，香港才能真正稱得上是智慧城市。這場硬仗，我們需要給予數字政策辦公室更強大的體制授權，打破這些根深蒂固的官僚習慣。
作者:Emil Chan 陳家豪
Unwire Pro 特約編輯
以「還俗IT人」自居。香港金融科技革命「吹哨人」。主要工作除了擔任金融科技初創企業顧問外，也在香港多家知名商學院擔任特約教授及客席講師，積極透過教育推動本地及大灣區金融科技及智慧城市發展。 放下幾十年編寫電腦程式的鍵盤後近年重新以此寫作。以「但憑愚公志，復我獅山茂」為工作目標。
