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【三藩市直擊】多項協作功能更新 G Suite 大改版挑戰 Office 365、Slack

提到辦公室文書應用,Office 軟件仍是企業首選,就算雲端軟件也同樣先選擇 Office 365。但 Google 這次為其雲端辦公室軟件服務 G Suite 更新多項功能,就針對企業工作現場不少需求而設計,明搶 Office 365、Slack 和其他辦公室企業應用的市場。

 

小組雲端硬碟統一儲存資源

新功能「小組雲端硬碟」(Team Drives)是 Dropbox 等雲端儲存已有的功能,因此雖說是新功能也算是姍姍來遲。之前使用 Google Drive 雖然也有共享檔案功能,但就需要手動做一些步驟,而不是一個群組成員共用的資源池,在權限管理、容量計算、文件救援等問題上難以管理,而「小組雲端硬碟」就針對此來改善。

由於 Team Drives 並非由個別成員自行分享空間,因此不會大量佔用某位成員獲分配的容量,同時也不會因為該員工離職、調動而可能遺失檔案。而檔案權限管理也更易設定,誰有權限不是由開共享文件夾的人決定,也能設定為讓客戶閱讀、編輯而不允許刪除,減少不必要的錯誤操作及導致的文件救援。

 

雲端串流檔案更快速開啟

雲端串流檔案這也不算是獨有的新功能,類似功能筆者之前曾在 OneDrive 上使用過。雲端儲存一般都有桌面端軟件可以同步到電腦裡,但「小組雲端硬碟」檔案佔用空間多寡不是自己能控制,但現在不少以 SSD 儲存的筆電硬碟空間有限,同步這些資料夾隨時會塞滿硬碟。

雲端串流檔案功能就能讓使用者能在電腦的同步資料夾內「看到」這些文件,但檔案還是儲存在雲端上,未儲存到本地硬碟。於是當群組成員有需要打開檔案時,點擊檔案就會開始從雲端串流文件,完成後亦自動把修改同步到雲端空間。一方面不佔用電腦空間,更重要是減少重要文件因為遺失電腦而外流的機會。

 

Hangouts Chat 群組通訊挑戰 Slack 平台

群組通訊平台服務 Slack 獲不少企業採用來做公司內部的訊息管理,而 Google 在 Cloud Next 2017 大會上也宣布把 Hangouts 分拆成即時訊息軟件「Hangouts Chat」和視訊會議用的「Hangouts Meet」,並且正式整合到 G Suit 裡成為企業通訊工具,原版 Hangouts 仍可使用但將逐漸被 Chat 和 Meet 取代。

Hangouts Chat 適合於團隊會議,介面有點像 Slack,除了群組討論版面亦有 Slack 般可以為不同項目或團隊開設新的討論串。在 Hangouts Chat 裡上傳的檔案會自動上傳到 Google Drive 並且開啟群組成員共享的權限,也支援用 Google Apps 做的腳本,也支援 Asana、Box、Prosperworks及Zendesk 等平台服務。

Hangouts Chat 利用機器學習懂得自動分類 / 過濾特定內容,不論是發言或檔案都能直接從搜尋框找到,也內建了 @meet 的聊天機械人安排會議日程,找出成員合適的開會時間,並自動整合到的 Google 日曆中。Hangouts Chat 仍在測試之中,想嚐鮮的話就可申請加入 Early Adopter Program 取得。

 

Hangouts Meet 結合智能白板 Jamboard

Hangouts Meet 則是視訊會議工具,會議上限支援 30 人,群組成員可更快速方便就能召開視訊會議,並邀請外部成員參與。就像 Outlook 等工具一樣可透過分享專用連結、從 Google 日曆或電郵邀請,就能讓其他人員加入到視訊會議,毋須建立 Google 帳戶、安裝瀏覽器插件或下載軟件,但當然揚聲器和咪高峰是必要的。

如果是 G Suite Enterprise 企業客戶還具備專用的 Hangouts Meet 電話號碼,外部成員可撥入號碼來參加會議,這樣就算電腦沒有揚聲器和咪高峰也可以。跟 Hangouts Chat 一樣會議成員可從 Google Drive 插入文件到會議之中,而且還可利用新推出的智能白板 Jamboard 在上面寫字繪圖,內容當然也會自動儲存到 Google Drive 中。Hangouts Meet 已正式推出,並將在未來數周開始讓所有 G Suite 客戶使用。

 

總結:Google 正證明自己具備企業服務能力

簡單而言,這次 G Suite 大改版都是瞄準市場上其他對手的功能而設計,Google 還收購了初創公司 AppBridge 協助客戶從其它企業協作平台把資料遷移至 G Suite,搶客態度明顯。過往 Google 在企業服務的形象上不像其他對手突出,G Suite 改版和 Google Cloud Platform 都明顯要證明自己具備企業服務的能力,這由 Cloud Next 大會上找來多家企業客戶站台的做法已經看得出,但實際成效如何還要時間證明。

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作者:Boris Lee
Unwire.pro 資深編輯。在企業 IT 科技報道範疇有十多年經驗。

 

 

 

Tags : G SuitegoogleHangoutsSilde
Boris Lee

The author Boris Lee

Unwire Pro 資深編輯,在企業 IT 科技報道範疇有十多年經驗。近年專注報導香港初創企業、本地資訊科技業界發展。