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企業趨勢

RICOH 理光 FlexiCloud 雲端文件管理方案 每月 $990 就可享用中小企最佳文件作業總指揮

從讀者的反應,可知理光中小企雲端應用服務 FlexiCloud 的雲端協作通訊方案資訊科技代管方案,能有效直指中小企之所缺、所需。就讓 unwire.pro 為大家介紹 FlexiCloud 的最後一個雲端方案:雲端文件管理。

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▲RICOH 理光 FlexiCloud 雲端文件管理方案,全面支援流動辦公室趨勢。中小企更可藉此全面實行企業文件管理系統化,提升團隊生產力及協作效率。

 

理光 FlexiCloud 雲端文件管理方案 – 支援流動辦公室趨勢

流動作業的可達度,逐漸變成競爭力高低的決定性因素。若文件的擷取、儲存、管理、協作及使用仍然只能局限於實體辦公室內進行,對於企業來說,實在是非常吃虧。除了文件傳閱及審批的進度,將非常受到相關人事的日程安排及工作地點所支配外,文件分享,翻查過往紀錄的便捷度,以至文件存取的安全度等,亦會大打折扣。坦白說,小型企業的『等候成本』及『犯錯成本』相對較低,問題並不迫切。然而當對手們都相繼流動起來而你沒有,競賽未開始已大大落後。理光 FlexiCloud 的雲端文件管理方案,就是一個使用簡易的平台,其智慧源於其分類、搜尋及工作流程的設定功能,並高效展現於雲端平台。

 

完善分類框架,乘勢推行文件作業系統化

文件管理系統的效率,非常決定於其使用經驗及便捷程度。理光 FlexiCloud 雲端文件管理方案 (Open Bee Solution) 能支援強大的分類系統,管理人員能根據行業特性,預設不同範疇的分類標籤,如文件發送者的行業、公司或部門,文件的類別,文件被批核的狀態,文件被使用的權限,文件所隸屬的項目等等。上下統一的文件分類系統,就是優化整個作業流程的最重要基礎,其中最直接受惠的,就是文件搜尋的效率。

 

強大搜尋功能,減省搜尋文件時間

中小企借助 Open Bee 實行文件管理系統化,機構內所有的文件通訊,就能以劃一的標籤分類儲存,即每份文件都必定有其能辯認的『註冊住址』,避免再出現因命名不清晰或混肴了儲存位置而對所需文件尋無所獲的情況,做到搜尋必達。此外,Open Bee 平台內置強大搜尋器,透過光學字元識別 (OCR) 功能,能搜尋文件中的文字。換而言之,用戶的使用經驗,可如以 Google 搜尋資料般,設定關鍵字作為搜尋目標,相關文件就能於瞬聞呈現。

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▲ FlexiCloud 雲端文件管理平台,設有強大搜尋器功能。

 

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▲ 具備光學字元識別 (OCR) 功能,可以關鍵字作搜尋目標,所需文件於瞬聞呈現。

 

不得不提的,是此平台能與 Microsoft Office 相互兼容,辦公室常用文件格式如 Word、Excel、Powerpoint、PDF 等,只要在工具列鍵點撃圖示,就能直接儲存於系統的指定文件夾內。至於其他以不同形式記錄及傳遞的資料及通訊紀錄,如紙張文件、電子郵件、傳真、圖像、相片、視訊等,亦能配合理光其他的文件管理方案,進行簡易掃瞄步驟後變成可搜尋格式,然後直接上載 Open Bee 便可。

 

預設文件作業流程,提升傳閱及批核效率

文件管理方案的另一重點,就是提升文件作業流程的功能,以及其優化文件協作的能力。筆者認為能為不同類型文件預設其工作流程,是理光 FlexiCloud 雲端文件管理方案的重點功能之一。管理人員可為各種不同類別的文件,預設傳閱及審核流程,系統收到文件於特定用戶完成批核的指示後,就會向預定的「下一站」用戶發出提示,續此循環至完成整個流程為止。當中亦可加入變數或條件設定,如以常用的雜費申領為例,管理者可作以下預設:若申領金額在 $500 以下,表格文件可直接傳至會計部;若申領金額高於 $500元,申領文件則先須傳送至申請戶之直屬上司,獲得批准後才傳給會計部。此外,在傳閱及批核的過程中,所有相關用戶都能隨時追踪文件的位置及狀態。憑藉 FlexiCloud 所能實踐的文件傳閱及處理自動化,似乎能杜絕因不同原因而造成的傳閱錯誤或停滯不前。

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▲理光 FlexiCloud 雲端文件管理方案支援工作流程設定,可為不同文件類別預設傳閱及審核流程,將文件作業流程交由系統監督,大大提升效率。

 

權限設定清晰靈活,嚴密保障文件使用權及內容

靈活的權限設置為 理光 FlexiCloud 雲端文件管理方案的另一重要功能。每個員工在雲端平台上都有自己獨立的資料夾,員工可自行賦予其所上載的文件的使用權限,包括閱讀權限,編輯權限等。對於一些機密及敏感的文件,管理層可加上『只供以下部門進入及使用』或『只供董事職級或以上員工進入及使用』等形式的權限指令。機構亦可為外判員工或第三方合作伙伴設立『訪客帳號』,完成合作關係後可移除帳號,保障資料不被外洩。

 

統一文件作業於雲端,杜絕項目溝通盲點

在文件作業進行期間,必定會出現不同的修定版本,由於牽涉單位眾多,為項目推進造成多重變數,導致團隊成員間經常會產生類似『確定這是最新版本?』、『誰曾修改相關文件?』、『修改已獲主管批淮了嗎?』等的困惑,甚至質疑。以理光 FlexiCloud 雲端文件管理方案,統一整個團隊的文件作業空間,使各成員能於同一平台上參與推進,大大減低項目因涉及多方單位而經常出現溝通盲點。此外,能容許團隊成員隨時追溯修改文件的源頭,了解修改的細節,翻查文件的過往版本,參與實時線上討論及訂閱指定同事所上載之文件等,全為 FlexiCloud 為提升文件作業效率而設的溝通協作工具。

 

文件管理移施雲端,協作無間斷

理光 FlexiCloud 方案可支援智能電話的應用程式,換而言之,上述所有功能及整個文件作業流程,不再存在地點及時間的限制,文件作業之推進,亦不會因任何成員不在辦公室而造成任何延緩,其線上簽署及雲端討論室等,也是特別為支援流動作業而設的功能。將文件管理方案移施雲端,使企業上下都能隨時隨地緊貼文件作業流程,讓企業得以『流動起來』,才是理光 FlexiCloud 雲端文件方案的精髓所在。

 

10 人中小企,每月 $990 起

與其他理光 FlexiCloud 服務一樣,雲端文件管理方案都是以月付模式收費的。每月港幣 $990 起,就可享用 5 位用戶;一般情況而言,已足夠 10 人規模企業使用,當然亦可隨時按需要增加。此外,5 位用戶之分享共用儲存空間約 50GB,一般辦公室的文件儲存絕對綽綽有餘,如是高用量行業如設計,攝影及影片製作等,也可靈活購買容量。不需動用資金購買任何軟件硬件,跟理光確認購買服務後,繳付月費即可。

團隊間的暢順協作,絕對有助加強員工的溝通及團隊的士氣。如引用理光 FlexiCloud 雲端文件管理方案,能為中小企孕育出合作無間的高效團隊,和諧互助的工作空間,筆者認為這才是此方案的無價賣點。

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Tags :FlexiCloudricoh
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