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事半功倍 專家分享利用社交媒體改善中小企 HR 工作效率

現代都市人生活都圍繞互聯網,不管是招聘、應徵還是企業內部傳訊,其實同樣可在網路和社交媒體上進行。早前 LinkedIn、Microsoft 和惠安 (香港) 有限公司舉行講座,分享了如何利用 LinkedIn 招聘及使用 Yammer 等工具提高內部傳訊效率,吸引超過 70 位香港中小機構的人事部門出席。

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善用工具可大大提高 HR 工作效率

早幾天我們才報道了香港新創公司的招聘日,但其實今時今日不管是招聘還是應徵,都有更先進的方法進行。早前 LinkedIn、Microsoft 和惠安就舉行了「Improve Your HR Efficiency with the Right Tools」講座,分享了用對工具如何有效提高 HR 工作效率的經驗。

LinkedIn 客戶經理劉嘉琪表示,中小企往往人手緊拙,寧願把人力時間用在開拓業務上,因此日常行政工作、人事管理等,能盡量簡化就簡化。「以前招聘很簡單,在報紙刊登廣告就可以。但愈來愈多公司發現,這種模式的回應率愈來愈低,錢花了卻沒有效果。」她說。

她指出,隨著現代人把上網作為生活中心,招聘已由傳統登報轉移到求職網站。但求職網站缺乏社群特性,求職者和招聘者難以在事前有更深入的了解,結果是面試時才發現對方並非自己的目標,浪費了寶貴的時間。

 

全自動配對合適的求職者和招聘者

劉嘉琪表示,透過 LinkedIn 做招聘就能減少很多工作成本,而且效果更佳。由於求職網站沒有社群功能,為求職者和招聘者做配對時就缺乏數據做基礎。而 LinkedIn 的配對是全自動的,LinkedIn 會按會員提供的個人資料,如學歷、履歷做配對,自動篩走不合適的求職者之餘,還能向公司客戶提供獵頭功能,找尋適合的挖角目標。

「求職者可看到由 LinkedIn 分析配對的工作,但同時也可像一般求職網站般搜尋其他行業的職位。求職者最忌對目標公司不理解,而使用 LinkedIn 就能在面試前知道公司背景。另一方面,招聘者不僅能事前了解面試者的背景,也能藉公司專頁向關注者展示公司形象,愈多關注者的公司專頁自然對求職者更有信心和吸引力。」她說。

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企業社交網站革新機構溝通文化

除了善用社交媒體來向外招聘和展示企業形象,透過社交媒體同樣可以提高機構內部的溝通效率,甚至可讓人事部門用於評估員工表現、推動內部培訓等。Microsoft 中小企業務部銷售總監何虹就分享了,如何利用 Office 365Yammer 提高員工溝通效率。

Office 365 是 Microsoft 近年發展最快速的業務之一,中小企業可透過每月租用雲端服務來享用大企業級數的產品。Yammer 是 Office 365 服務的一部分,$39 月費已包括了 包括了 Office Online (如 Word、Excel、PowerPoint 等)、Yammer 社交平台、1TB 的 OneDrive 儲存空間、Lync 通訊服務等。

「現在愈來愈多公司都奉行流動辦公室,如果要見面才能溝通的話,員工交流機會將更少。透過像 Yammer 一類工具就能打通全公司員工的交流渠道,不僅員工溝通更方便,高層要了解員工看法,或是基層想向公司反映意見,也能有更好更直接的渠道。」她說。

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員工有機會直接向 CEO 反映意見

Yammer 可說是企業版的 Facebook,不同的只是成員都是來自同一公司。何虹表示以前要掌握公司多數人的想法,可能得靠問卷等傳統方法,但其實透過社交網絡一樣可以,而且更加準確和即時。她以 Microsoft 自己做例子,現在公司在全球近 10 萬位同事都可透過 Yammer 通訊之餘,員工甚至可直接向 CEO,即是 Satya Nadella 反映意見,大為提高內部傳訊效率之餘,更重要是革新了機構溝通的文化。

何虹表示 Facebook 能做的,Yammer 都能做。員工能自由用文字表達意見之餘,也能貼圖、影片、連結等,也可發起投票收集同事意見。以前機構內部傳訊只是單向的,而現在就能打通公司和員工之間、員工和員工之間的交流,讓創意能夠在員工之間激盪,而公司也能透過員工的分享,更多前線員工的實際工作情況而作出改善。

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知識共享平台收集全球員工知識

除了溝通,另一機構內部傳訊的重要功能是「知識共享」。機構愈大,枝節之間的交流就愈困難,有時明明大家都在做相似的事,但因缺乏溝通而「各有各做」,結果是用了兩倍的資源做了相似的事,白費了氣力和資源。

而 Microsoft 亦提倡知識共享,透過在 Infopedia 建立機構內部的知識庫,讓全球員工可搜尋其他同事的工作成果,搜尋支援包括網頁、文件、圖像、影音等格式。在進行新計劃或進行業務聯繫前可先行搜尋,就能減少做前人已做過的工作而浪費資源。

 

雲端應用比自建伺服器更便宜更安全

但要把企業的關鍵應用雲端化,不少機構都會關心保安、效能等要求。惠安銷售總監張建華表示,這是很多機構尤其是中小企最關心的問題,但其實轉移上雲端不僅更安全,也更加高效穩定。

「其實中小企自己管理自己的伺服器,反而沒有那麼高的保安水平。你會把錢放在自己家中的夾萬還是放在銀行?要搞好自己家中的保安其實成本更貴,而且更可能沒有銀行那麼安全。把資料放上雲端也一樣,每家雲端服務商都必須符合具國際公認標準的保安規格,其保安水平比大企業自己管理更高,一定比中小企自己管理更安全。」他說。

另一個顧慮的是可用性,張建華表示同樣不用擔心,因為每家雲端服務商都會提供高達 99.999% 用可用度保證,即全年總停機時間不會多於 6 分鐘,比一般中小企自己管理一定更高。另一好處是免卻大量硬件投資成本,一切都以月費形式租用,按業務發展需要而慢慢增加用量,中小企在現金流控制上也能更得心應手。

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提問環節表現踴躍

在發問環節上出席者都很踴躍發問,部分精選問題如下:

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1. 遇過有 LinkedIn 會員盜用其他商業機構的商標等資料,用來虛構自己的工作履歷。LinkedIn 有沒有方法檢查會員資料的真實性?

LinkedIn 客戶經理劉嘉琪對問題表示關心,但她指出目前並無一個有效機制去核實會員提供資料的真實性,但就有舉報的機制,如有發現虛構就會停止有問題的帳戶,她鼓勵機構遇上類似問題時可向 LinkedIn 直接反映。

 

2. 惠安的 RECKON 雲端人力資源系統是否能配合 Microsoft 的其他服務一起使用?如果要分開兩個帳號使用會很不便。

惠安銷售總監張建華表示,RECKON 雲端人力資源系統已跟 Microsoft 的系統作出整合,用戶直接使用 Microsoft 帳號便能註冊使用,毋須額外再管理多一套系統。

 

3. Microsoft 提到很多雲端系統是否都會個別收費?要使用 Yammer 是否像使用 Facebook 般上網登記即可?

Microsoft 中小企業務部銷售總監何虹表示,其實講座上提過的服務,很多都包括了在 Office 365 之中,只要企業使用有關功能,就可使用 Office 雲端平台、Yammer 等 Microsoft 不同的網上協作工具。

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講座上亦向出席者送贈了 30 天的 Microsoft Office 365 和惠安的 RECKON 雲端人力資源系統試用期,與及兩者的一小時技術培訓。如果讀者錯過了今次講座也不打緊,只要點擊此連結,同樣有機會獲贈 30 天試用。

免費試用按此連結:
http://www.waiongroup.com/ms365/

亦可向惠安查詢 RECKON 的試用事宜
客戶服務熱線 : 3422-8403
電郵地址 : enquiry@waiongroup.com

如加入後希望了解更多功能,可按此訂閱 Microsoft 中小企電小通訊,了解更多來自 Microsoft 的免費培訓。

 

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Boris Lee

The authorBoris Lee

Unwire Pro 資深編輯,在企業 IT 科技報道範疇有十多年經驗。近年專注報導香港初創企業、本地資訊科技業界發展。

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