現代都市人生活都圍繞互聯網，不管是招聘、應徵還是企業內部傳訊，其實同樣可在網路和社交媒體上進行。早前 LinkedIn、Microsoft 和惠安 (香港) 有限公司舉行講座，分享了如何利用 LinkedIn 招聘及使用 Yammer 等工具提高內部傳訊效率，吸引超過 70 位香港中小機構的人事部門出席。
善用工具可大大提高 HR 工作效率
早幾天我們才報道了香港新創公司的招聘日，但其實今時今日不管是招聘還是應徵，都有更先進的方法進行。早前 LinkedIn、Microsoft 和惠安就舉行了「Improve Your HR Efficiency with the Right Tools」講座，分享了用對工具如何有效提高 HR 工作效率的經驗。
LinkedIn 客戶經理劉嘉琪表示，中小企往往人手緊拙，寧願把人力時間用在開拓業務上，因此日常行政工作、人事管理等，能盡量簡化就簡化。「以前招聘很簡單，在報紙刊登廣告就可以。但愈來愈多公司發現，這種模式的回應率愈來愈低，錢花了卻沒有效果。」她說。
她指出，隨著現代人把上網作為生活中心，招聘已由傳統登報轉移到求職網站。但求職網站缺乏社群特性，求職者和招聘者難以在事前有更深入的了解，結果是面試時才發現對方並非自己的目標，浪費了寶貴的時間。
全自動配對合適的求職者和招聘者
劉嘉琪表示，透過 LinkedIn 做招聘就能減少很多工作成本，而且效果更佳。由於求職網站沒有社群功能，為求職者和招聘者做配對時就缺乏數據做基礎。而 LinkedIn 的配對是全自動的，LinkedIn 會按會員提供的個人資料，如學歷、履歷做配對，自動篩走不合適的求職者之餘，還能向公司客戶提供獵頭功能，找尋適合的挖角目標。
「求職者可看到由 LinkedIn 分析配對的工作，但同時也可像一般求職網站般搜尋其他行業的職位。求職者最忌對目標公司不理解，而使用 LinkedIn 就能在面試前知道公司背景。另一方面，招聘者不僅能事前了解面試者的背景，也能藉公司專頁向關注者展示公司形象，愈多關注者的公司專頁自然對求職者更有信心和吸引力。」她說。
企業社交網站革新機構溝通文化
除了善用社交媒體來向外招聘和展示企業形象，透過社交媒體同樣可以提高機構內部的溝通效率，甚至可讓人事部門用於評估員工表現、推動內部培訓等。Microsoft 中小企業務部銷售總監何虹就分享了，如何利用 Office 365 和 Yammer 提高員工溝通效率。
Office 365 是 Microsoft 近年發展最快速的業務之一，中小企業可透過每月租用雲端服務來享用大企業級數的產品。Yammer 是 Office 365 服務的一部分，$39 月費已包括了 包括了 Office Online (如 Word、Excel、PowerPoint 等)、Yammer 社交平台、1TB 的 OneDrive 儲存空間、Lync 通訊服務等。
「現在愈來愈多公司都奉行流動辦公室，如果要見面才能溝通的話，員工交流機會將更少。透過像 Yammer 一類工具就能打通全公司員工的交流渠道，不僅員工溝通更方便，高層要了解員工看法，或是基層想向公司反映意見，也能有更好更直接的渠道。」她說。
員工有機會直接向 CEO 反映意見
Yammer 可說是企業版的 Facebook，不同的只是成員都是來自同一公司。何虹表示以前要掌握公司多數人的想法，可能得靠問卷等傳統方法，但其實透過社交網絡一樣可以，而且更加準確和即時。她以 Microsoft 自己做例子，現在公司在全球近 10 萬位同事都可透過 Yammer 通訊之餘，員工甚至可直接向 CEO，即是 Satya Nadella 反映意見，大為提高內部傳訊效率之餘，更重要是革新了機構溝通的文化。
何虹表示 Facebook 能做的，Yammer 都能做。員工能自由用文字表達意見之餘，也能貼圖、影片、連結等，也可發起投票收集同事意見。以前機構內部傳訊只是單向的，而現在就能打通公司和員工之間、員工和員工之間的交流，讓創意能夠在員工之間激盪，而公司也能透過員工的分享，更多前線員工的實際工作情況而作出改善。
知識共享平台收集全球員工知識
除了溝通，另一機構內部傳訊的重要功能是「知識共享」。機構愈大，枝節之間的交流就愈困難，有時明明大家都在做相似的事，但因缺乏溝通而「各有各做」，結果是用了兩倍的資源做了相似的事，白費了氣力和資源。
而 Microsoft 亦提倡知識共享，透過在 Infopedia 建立機構內部的知識庫，讓全球員工可搜尋其他同事的工作成果，搜尋支援包括網頁、文件、圖像、影音等格式。在進行新計劃或進行業務聯繫前可先行搜尋，就能減少做前人已做過的工作而浪費資源。
雲端應用比自建伺服器更便宜更安全
但要把企業的關鍵應用雲端化，不少機構都會關心保安、效能等要求。惠安銷售總監張建華表示，這是很多機構尤其是中小企最關心的問題，但其實轉移上雲端不僅更安全，也更加高效穩定。
「其實中小企自己管理自己的伺服器，反而沒有那麼高的保安水平。你會把錢放在自己家中的夾萬還是放在銀行？要搞好自己家中的保安其實成本更貴，而且更可能沒有銀行那麼安全。把資料放上雲端也一樣，每家雲端服務商都必須符合具國際公認標準的保安規格，其保安水平比大企業自己管理更高，一定比中小企自己管理更安全。」他說。
另一個顧慮的是可用性，張建華表示同樣不用擔心，因為每家雲端服務商都會提供高達 99.999% 用可用度保證，即全年總停機時間不會多於 6 分鐘，比一般中小企自己管理一定更高。另一好處是免卻大量硬件投資成本，一切都以月費形式租用，按業務發展需要而慢慢增加用量，中小企在現金流控制上也能更得心應手。
提問環節表現踴躍
在發問環節上出席者都很踴躍發問，部分精選問題如下：
1. 遇過有 LinkedIn 會員盜用其他商業機構的商標等資料，用來虛構自己的工作履歷。LinkedIn 有沒有方法檢查會員資料的真實性？
LinkedIn 客戶經理劉嘉琪對問題表示關心，但她指出目前並無一個有效機制去核實會員提供資料的真實性，但就有舉報的機制，如有發現虛構就會停止有問題的帳戶，她鼓勵機構遇上類似問題時可向 LinkedIn 直接反映。
2. 惠安的 RECKON 雲端人力資源系統是否能配合 Microsoft 的其他服務一起使用？如果要分開兩個帳號使用會很不便。
惠安銷售總監張建華表示，RECKON 雲端人力資源系統已跟 Microsoft 的系統作出整合，用戶直接使用 Microsoft 帳號便能註冊使用，毋須額外再管理多一套系統。
3. Microsoft 提到很多雲端系統是否都會個別收費？要使用 Yammer 是否像使用 Facebook 般上網登記即可？
Microsoft 中小企業務部銷售總監何虹表示，其實講座上提過的服務，很多都包括了在 Office 365 之中，只要企業使用有關功能，就可使用 Office 雲端平台、Yammer 等 Microsoft 不同的網上協作工具。
講座上亦向出席者送贈了 30 天的 Microsoft Office 365 和惠安的 RECKON 雲端人力資源系統試用期，與及兩者的一小時技術培訓。如果讀者錯過了今次講座也不打緊，只要點擊此連結，同樣有機會獲贈 30 天試用。
免費試用按此連結：
http://www.waiongroup.com/ms365/
亦可向惠安查詢 RECKON 的試用事宜
客戶服務熱線 : 3422-8403
電郵地址 : enquiry@waiongroup.com
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