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初創企業專題特寫

數碼規劃顯成效 Mtel 藉 Ricoh 方案實現智能工作間

不少公司隨著規模不斷擴大,均希望重新設計工作間,以配合其數碼發展步伐。香港三大流動應用程式開發商之一的 Mtel,近期就藉由 Ricoh 的智能工作間規劃服務重新設計辦公室,滿足其發展需要,Mtel 行政總裁黃明威表示,新工作間的營運成本無論在用電、購置設備,以至傢俬等項目,比公司原定計劃節省多達四分之一。

 

初創急速成長 面臨共同難題

Mtel 將矽谷初創企業的文化引進公司管理,有效激發員工的創意和歸屬感,團隊近年成功拿下屈臣氏、花旗銀行、麥當勞以及太古資源等重要客戶,更為這些知名企業提供流動應用程式以外更多不同的數碼應用方案。

隨著公司規模不斷擴大,員工亦增聘至過百人,Mtel 計劃藉搬遷機會重新設計辦公室,但如何在保持工作效率的同時又符合新世代追求彈性工時、團隊靈活協作的工作方式,正是黃明威面對的難題。

然而,這不只是重塑辦公空間這麼簡單,還需突顯其企業文化。雖然 Mtel 初步制定出幾個設計概念,但黃明威了解到「術業有專攻」,專業範疇應由專責團隊負責的道理,最終還是決定委託具備專業顧問、設計團隊,能提供智能工作間一站式服務的 Ricoh 負責。

 

規劃智能工作間 專業團隊服務顯成效

黃明威表示,Ricoh 講求的 3C – Connectivity(連繫)、Communication(傳遞) 及 Collaboration(協作),致力營造融合空間、人和科技的工作間理念,與他的管理哲學不謀而合。Ricoh 設計師以活力為主題,設計出靈活高效和激發創意的工作空間,並引入流動辦公模式和智能科技,促進交流合作及創新研發。

在實際設計規劃的過程中,Ricoh 團隊不僅於設計前詳細了解各部門員工的特性及對工作間的期望,建立「靈活協作式」的多功能空間,由會議室的大小到打印機的擺放位置均盡見心思,公司可隨時輕鬆重新配置空間成 Huddle Workspace,或用作舉辦活動、工作坊和培訓,甚至午膳時讓員工可在寬敞的餐飲間享用午餐。

 

引入智能科技 塑造靈活工作模式

黃明威指出,為方便讓員工隨時隨地與國外合作夥伴進行商談及會議,公司引入統一通訊服務(Unified Communication Service, UCS),使 Mtel 的業務更有彈性,溝通不再受地域和時間的限制。

 

公司允許員工可彈性時間上班,鼓勵工作生活平衡,Mtel 更添置 Smart Lock 門禁考勤方案,讓員工直接使用智能手機代替員工證出入,公司亦可記錄員工的考勤記錄。還有配合會議室而安裝的 Smart Dim 智能調光玻璃方案,當會議進行時玻璃可迅速變為不透明,為他們在討論開發方案時提供更高的保密性,更可取代屏幕用作投影簡報及影片播放。

 

Ricoh 為 Mtel 建立的智能工作間成效斐然,正正符合黃明威當初的期望。Ricoh 提供完善的跟進工作,包括替員工進行滿意度調查,收集意見,並於短期內提出改善方案及時間表,務求讓管理層及員工滿意並適應新環境。

 

善用科技服務 達致更佳管理

不難發現,不少初創企業的成功均有賴於團隊之間的緊密溝通和合作,但隨著公司規模的擴展、員工的增加,如何保持管理層與員工及工作團隊之間的交流,亦成為不少快速增長企業的疑難,其實除了合適的管理架構外,借助科技亦是不可缺少的方法。

從 Mtel 與 Ricoh 的成功合作,除了可見兩間公司在智能工作間的理念相近外,Mtel願意將專門事項放手交由專業團隊處理更可算是箇中的關鍵,而 Ricoh 提供的跟進及革新管理 (Change management) ,亦突顯其一站式服務所包含的專業與出眾之處,有別於一般的規劃服務,更能照顧到企業在不同方面的需求。

 

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Ken Li

The authorKen Li

世事洞明皆學問,人情練達即文章。