創意經濟時代，不少企業均表示要加快邁向數碼轉型，才能變得更為敏捷、靈活適應市場的快速轉變。但實際上公司可如何透過部署創新科技方案來提升競爭力？近日 Unwire.pro 就訪問保安產品製造商獅科發展公司，看一下他們如何善用 Nextore 文件管理方案協助改善業務流程和資料管理。
善用科技方案改善文件管理
Nextore 由 Nexify 團隊研發，針對中小企對大量文件管理的需求而設計，提供簡潔易用的介面，彈性的系統設置以迎合不同行業對文件管理的實際需求。系統不需複雜的安裝程序，只需透過一般網頁瀏覽器已經可以進行文件分類、上傳、下載、設置索引數據、共享以及即時搜尋等操作。
獅科發展公司是一家具規模的現代化本地製造商，主要製造及銷售測速儀、酒精測試儀及警用隨身攝錄機等專門類別的保安產品，在中國設有廠房生產，涉足 30 多個海外市場。
該公司最近採用了 Nexify 的 Nextore 方案來改善公司的文件管理流程。獅科發展公司（下稱「獅科」）董事陳碩 (Shelley) 表示，未用文件方案之前，文件多且散亂，員工往往要花費很多時間來找尋舊有文件，加上她經常到海外洽談生意，當需要查閱公司文件時亦不方便。
數碼化解決文件散亂、搜尋費時問題
從各種客戶單據，到不同部門的行政文件，不少公司在日常營運中均會產生大量文件，即使做到妥善收藏，並按檔案名稱或建立日期分類，要短時間內找到所需文件也非易事，效率無疑不高。陳碩表示日常最多接觸到的就是各種報價文件和標書，在採用 Nextore 方案前這類文件實在太多而且散亂，加上業務性質關係，很多時候需要找回舊文件參考當時的報價和條件等細節，但往往因間隔時間太長，難以找回這些舊有文件。
Nextore 文件管理方案則讓獅科解決了不少過往的問題。透過與 Nexify 事前溝通，團隊在部署方案前了解到獅科的需要，基於 Nextore 現有的功能設定合適的文件分類及架構。
其中，多種檔案分類、關鍵字標籤等就是針對該公司過往最常遇到的搜尋文件費時問題，透過檔案名稱、編號、文件類型、日期以至文件大小等條件搜尋，做到更容易搜尋到所需的文件。而方案亦支援自動 OCR 光學字元辨識功能，可支援包括最常用的英文、繁體及簡體等多種文字，亦可按需求為客戶定制支援其他國家的文字。
流動應用提升工作效率
陳碩提到，現時大部分時間主要是使用 Whatsapp、Wechat 等即時通訊軟件與客戶溝通和商討合作細節，以往經常需要就商討的合作內容額外做一份正式文件留作記錄，方便同事跟進。使用 Nextore 後，就能將傾談內容透過手機截圖直接上傳，讓方案的 OCR 功能辨識後儲存為文字檔，即可隨時透過 Nextore 提供的檔案內容及關鍵字搜尋、檔案分類等功能輕易找到相關的資料，大大增加文件搜尋的準確性，以往經常煩惱的問題可謂迎刃而解。
她又提到由於公司與不同國家地區的客人有生意來往，因時差關係不時要在家處理工作，有時候為免忘記處理，往往會麻煩到其他同事要在辦公時間外工作，難免擔心令部分同事感到不滿。
「很多時與海外的客戶談好了細節，自然要留下記錄，但香港可能已是凌晨兩三點，不可能還要求同事幫你跟進。用了 Nextore 後，現在只要將 WhatsApp 對話的截圖上傳到相關分類的資料夾，一到上班時間同事就可即時跟進了。」陳碩表示，部署 Nextore 方案後，無疑大大加快了公司的工作節奏及提升了員工的工作效率。
她又提到除了現時工作上的文件基本上已數碼化儲存在 Nextore 內，接下來亦會逐步將舊有的文件數碼化，方便進行歸檔和搜尋管理，日後要搜尋特定文件就變得更簡單方便。
管理檔案存取權限 保護重要商業資料
Nexify 產品研發系統顧問胡悅韻表示，Nextore 文件管理方案適用於各類規模的企業，亦會按客戶的需要進行定制。事前 Nexify 團隊會先作溝通並了解客戶現有的 IT 環境和需要，再調節方案，讓 Nextore 可快速部署並及時投入應用。
「以獅科為例，Nextore 的追蹤及通知功能，可讓共享資料夾內的文件有新增或改變時，就會收到系統內的提醒和 Email 通知，因此當 Shelley 將文件上傳到資料夾時，同事就會即時收到通知可快速跟進。」胡悅韻補充。
此外，Nextore 亦保障重要文件能安全分享。內部協作時，往往要把不同版本文檔在電郵中傳來傳去，不僅混亂更易因錯誤操作而把文件外洩或錯手刪除，而且電子文件的閱讀權限也難以控制，一些私隱要求較高的檔案往往難以限制同事列印或下載，容易產生業務風險。
Nextore 方案則允許管理員將設定檔案存取權限，並設有下載及瀏覽記錄，加上文件會均印有瀏覽用戶、時間等水印資訊，提升保障文件的機密性。同時，中小企亦可透過 Hewlett Packard Enterprise Storage 技術，以有效和可靠的方式部署 Nextore 以及儲存文件。
以獅科為例，最重要是保障報價文件以及產品技術明細不會外洩。藉由 Nextore 的權限管理功能，可以選擇有瀏覽權限的人士，亦可進行不同的私隱設定，限制別人瀏覽程度如：能否下載、修改、列印等，有效避免同事隨便列印或下載公司文件，即使是有需要分享給客戶的文件，亦能設置外鏈文件的存取密碼和存取時間，提高保密性，避免公司機密外洩等問題，減低不必要的業務風險。
▲ Nextore 文件管理方案提供桌面及手機應用版本，切合現時流動辦公的趨勢，讓客戶能隨時隨地處理工作。
▲ Nextore 文件管理方案除了適用於企業用戶，Nextore 亦計劃推出消費者版本，讓個人用戶也能利用 Nextore 妥善儲存、管理自己的重要個人資料，建立個人私有雲。
個人私有雲讓個人用戶簡易地擁有屬於自己的可擴充、無限量儲存空間、完整的擁有權以及高度的隱私權，從此不用受制於使用公共雲端服務時的限制以及犧牲個人隱私。
相信不少中小企均有意申請政府推出的「科技券先導計劃」，該計劃旨在資助本地中小型企業（中小企） 使用科技服務和方案，以提高生產力或升級轉型，計劃已於去年正式接受申請。胡悅韻表示，科技券計劃中資助的項目，涵蓋各種科技服務及方案，而 Nexify 提供的 Nextore 方案就符合當中「文件管理及流動存取系統」的項目，若中小企有意部署該方案，可與 Nexify 的團隊聯絡了解更多資訊，部署方案從而提升公司的生產力。
查詢: 21512868
電郵: nextore@nexify.com.hk
