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電郵重複出現好困擾?在街上查不到客戶電郵?開會時間與同事相撞?電郵系統作為現今企業最主要的通訊工具,重要性無庸置疑。但要部署並管理好一個能滿足企業 IT 需求及政策的電子郵件並非易事,不論是傳統的 POP3 或 IMAP4 電郵伺服器,還是坊間的免費電郵服務均難以完全符合企業的需要,因此不少企業均期望找到一個合適的解決方案。

Microsoft Exchange 作為用途廣泛的電腦伺服器及商務通訊系統,不僅能集中儲存公司的電子郵件、日曆、通訊錄和文件,更可隨時在團隊中共享,從而提高團隊整體工作效率。現時只需少量月費,企業即可採用 Microsoft Exchange 代替傳統電子郵箱,輕鬆解決以往不時遇到的種種棘手問題,專注業務發展。

 

IT 人不再單打獨鬥 Exchange 提供一應支援功能

電郵伺服器無疑是中小企最為關鍵的 IT 基建。透過 Microsoft Azure 的公有雲,Office 365 配合 Exchange 可簡易部署於任何 IT 環境,為中小企提供新世代電郵及辦公應用平台。IDC 分析報告指出,過往中小企的資訊總監及 IT 管理人員對雲端服務普遍有抗拒,而 Office 365 的出現則突破了這些壁壘,為中小企業帶來嶄新的解決方案。

透過將電郵遷移至 Office 365,中小企的 IT 管理人員無需再獨自管理企業龐大、複雜的電郵系統,亦不必擔心要不分晝夜地應付突如其來的故障 ,以至手動更新或修復本地部署的電郵伺服器漏洞等種種困擾,原因在於 Exchange Online 已在後端提供一切企業所需的支援。

有別於 POP3 或 IMAP4 電子郵件,Exchange Online 透過無間斷存取電子郵件、日曆和聯繫人,以及重要文件和信息,使企業團隊可更具效率地工作。譬如令人頭痛的備份問題,Exchange Online 透過將郵件、聯絡人等資料分別儲存於客戶端和伺服器上,一旦客戶端系統失靈,仍可伺服器上的資料在其後作重新同步,修復失靈時的所有郵件項目;對比使用一般電郵,若未有做好設置和備份,稍一不慎便會致使郵件丟失的風險,Exchange 無疑能提供更好的保障。

除了上述的優勢,不難發現市面上大部分公司或企業都會使用專業的企業電郵服務,原因是有利企業建立專業形象和統一管理內部電郵。在現今網絡時代,電郵不僅是與客戶溝通的重要媒介,亦代表著公司形象,[email protected] 比 [email protected] 無疑更能代表企業的專業形象,亦避免了電郵地址遭假冒或錯認的風險,這些都是免費電郵服務所缺乏的。

 

五大同步功能告別技術困擾 讓企業專注業務發展

對於管理人員而言,內部通訊錄採用統一的電郵域名亦方便管理,更重要的是電郵作為公司重要資產之一,不僅保留與客戶間的溝通記錄,內容亦會涉及不少商業機密。若使用免費電郵服務,不僅要擔心電郵儲存容量的問題,更需考慮管理上的風險:譬如一旦員工離職,其個人電郵內的資料便難以掌控中公司手中,甚至可能被離職員工加以利用,使用企業電郵便避免了這些事後處理上的問題。

站在員工的角度,他們更關注工作上遇到的切身難題,例如重複出現的電郵、在街上查不到客戶電郵或是開會時間不時與同事相撞等。其實現時不少中小企都有使用 Office 365 服務,企業只需起用 Microsoft Exchange 代替舊有電子郵箱,透過兩者的配合使用,不少員工常遇到的問題均能迎刃而解。

譬如,用家可使用 Microsoft Outlook 作電子郵件並儲存於 Exchange 伺服器,實現五大同步功能:

  • Email 同步,可不受時間和空間限制,通過網絡或流動裝置,安全地遠端存取電子郵件;
  • 行事曆同步,隨時查看同事最新的工作行程,安排會議更方便無誤;
  • 通訊錄同步,管理員工和客戶的聯絡資料,並隨時隨地存取,把握分秒機會;
  • 檔案同步,與團隊共享文件,讓同事可即時檢視及使用到最新版本
  • 備份同步,客戶端與伺服器隨時同步,修復失靈時,所有郵件均自動恢復,無後顧之憂。

透過 Office 中的各個辦公軟件配合 Exchange 的應用,令員工能擺脫技術上遇到的困擾,專注在工作上;企業亦能相應節省 IT 資源和人手,專注於業務發展。

 

保障企業資料 抵禦惡意連結、封存重要電郵記錄

近年網絡攻擊肆虐,令大多中小企聞之色變的勒索軟件,不少就是透過在電子郵件中植入惡意連結或附件,進行散播感染;同時亦有不少是假裝商業來往對象或高層的電郵,企圖矇騙企業內部員工以達致不法目的。面對黑客層出不窮的攻擊手段,Microsoft Exchange 亦提供相應方案,讓企業可自行選擇額外保障,其中進階威脅防護服務以及 Exchange Online 封存就為企業的重要資料加多一重保障。

Exchange Online Protection (EOP) 享有企業級的可靠性與保護,並能防範垃圾郵件與惡意程式碼,讓企業發生緊急狀況期間和之後,仍可繼續存取電子郵件,額外提供多一層保護,同時可在資料中心的全球網路上進行部署,簡化郵件環境的管理工作。

EOP 透過多層式的即時反垃圾郵件技術,以及多引擎的反惡意程式碼防護,在惡意郵件和垃圾郵件抵達公司防火牆之前,就能率先為企業消除威脅;此外針對高風險電子郵件,使用獨立的外寄傳遞集區,保護企業的 IP 聲譽;而全球負載平衡的資料中心網路,則可協助確保 99.999% 的網路上線時間。同時,IT 管理人員亦可透過單一 Web 介面的 Exchange 系統管理中心進行管理,如藉由擷取 Exchange Online Protection 處理的任何郵件狀態,做到即時報告和郵件追蹤。

隨著市場競爭環境越趨激烈,越來越多中小型企業均希望藉由數碼轉型或採用合適的創新科技方案,擺脫與大型企業的技術落差,專注投入到業務發展中。Microsoft Exchange 已是大多數財富 500 強的企業首選商務通訊系統,同時亦提供中小企可負擔的採用價錢,無疑能為企業帶來更多即時競爭優勢,值得企業考慮。

 

查詢:Microsoft (2388 9600) 網址:https://aka.ms/ynhfqu

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Ken Li

The author Ken Li

世事洞明皆學問,人情練達即文章。