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企業趨勢

由 Work from Home 到 Back to Work  數碼轉型刻不容緩

專家稱,疫情短期內不會消失,不少中小企及初創企業都重新思考數碼轉型的可能性,亦爭相申請「遙距營商計劃」(D-Biz),期望通過數碼轉型保持業務連續性、提升生產效率,以應對嚴峻的營商環境。 

到底電子簽名如何從檔案性質、工作流程以至檔案管理,為中小企的工作模式帶來轉變?又如何在員工 Back to Work 後讓業務更勝從前?

 一、電子合同取代傳統合同 

過往商貿往來慣用一紙合同來保障雙方權益,儘管電腦以及各種流動裝置已盛行多年,不少老闆還是習慣打印出來,感覺在文件上簽上名字才有保障。此外,又擔心電子合同的內容被惡意刪改,亦不清楚其法律效力。其實電子合同早已成為新趨勢,只要使用國際通用且信譽良好的電子簽署應用程式,電子合同不僅設定簡單、符合法規,更能為每筆交易提供清楚的證明;簽署後的文件亦受到完整的保護,不法分子無法利用其他軟件修改合約的任何部分。不少保險公司例如本港的 AIA,就有不少保險經紀將保單改為電子文件和採用電子簽署,保險經紀無須動輒捧着幾十頁的保單,客人需要增刪或更改保單項目亦可即時在手提電腦或 iPad 上重新估算保費,省時方便。 

二、電子簽名取代親筆簽名 

各地電子簽名的法規可能略有不同,但大多依循相同的基本原則。在落實採用電子簽名前,不妨先向電子簽署的供應商查詢各個國家/地區的法規標準。然而在大部分的工作場合,例如與本地以至海外的合作夥伴訂定合作協議,使用電子簽名均可受到保障。以 Adobe Sign 為例,使用者可選擇標準的電子簽名,例如手寫、鍵入或匯入簽署,或使用憑證式數碼 ID 和 PIN 碼的進階電子簽名。 

三、電郵傳送取代速遞上門 

電子簽名的運作模式非常簡單,標準電子簽名會透過電子郵件傳送至個人的電郵地址,電子郵件包含文件的唯一鏈結。收件人打開鏈結閱讀合約內容後,只需按指示填寫相關欄目、簽署後便能完成交易,無須安裝軟件,亦不必使用打印機、掃描器,或是等待速遞文件、相約交收等繁瑣步驟。 

四、系統追蹤取代電郵/電話詢問進度 

由合約生成以至整個簽署程序均會經過安全追蹤,並記錄在稽核紀錄中。因此,使用者可隨時在網上查看合同的簽署進度。就營銷人員而言,他們無須依賴電郵或電話詢問進度,如在系統發現客戶閱讀合約後久久未有簽署,不僅可在合適的時間作出跟進,亦有相關紀錄作證,工作效率更勝從前。 

五、雲端儲存代替 Box File 

簽署的合同將自動保存在雲端,用家幾乎可透過任何裝置來存取這些檔案。隨時下載或閱覽已簽署的 PDF 檔案、檢查簽署進度,無須儲存在一個又一個的 Box File 裡;尋找相關文件時更是費時失事,對於空間及人力資源有限的中小企來說尤其重要。Adobe Sign 近來更與 Google Drive、Dropbox、Microsoft Office、Microsoft SharePoint 等第三方應用程式合作,用戶只須下載相關的整合工具,登入賬戶並上傳檔案,即可以開始進行簽署流程,協作企業簡化工作流程。 

實際上,企業要完全實現電子簽名系統,老闆的營運與管理思維更為關鍵。無紙化的趨勢正正顯示辦公室須與時並進,進入更高效率的檔案管理模式。 

 

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Catabell Lee

The authorCatabell Lee