專家稱，疫情短期內不會消失，不少中小企及初創企業都重新思考數碼轉型的可能性，亦爭相申請「遙距營商計劃」（D-Biz），期望通過數碼轉型保持業務連續性、提升生產效率，以應對嚴峻的營商環境。
到底電子簽名如何從檔案性質、工作流程以至檔案管理，為中小企的工作模式帶來轉變？又如何在員工 Back to Work 後讓業務更勝從前？
一、電子合同取代傳統合同
過往商貿往來慣用一紙合同來保障雙方權益，儘管電腦以及各種流動裝置已盛行多年，不少老闆還是習慣打印出來，感覺在文件上簽上名字才有保障。此外，又擔心電子合同的內容被惡意刪改，亦不清楚其法律效力。其實電子合同早已成為新趨勢，只要使用國際通用且信譽良好的電子簽署應用程式，電子合同不僅設定簡單、符合法規，更能為每筆交易提供清楚的證明；簽署後的文件亦受到完整的保護，不法分子無法利用其他軟件修改合約的任何部分。不少保險公司例如本港的 AIA，就有不少保險經紀將保單改為電子文件和採用電子簽署，保險經紀無須動輒捧着幾十頁的保單，客人需要增刪或更改保單項目亦可即時在手提電腦或 iPad 上重新估算保費，省時方便。
二、電子簽名取代親筆簽名
各地電子簽名的法規可能略有不同，但大多依循相同的基本原則。在落實採用電子簽名前，不妨先向電子簽署的供應商查詢各個國家／地區的法規標準。然而在大部分的工作場合，例如與本地以至海外的合作夥伴訂定合作協議，使用電子簽名均可受到保障。以 Adobe Sign 為例，使用者可選擇標準的電子簽名，例如手寫、鍵入或匯入簽署，或使用憑證式數碼 ID 和 PIN 碼的進階電子簽名。
三、電郵傳送取代速遞上門
電子簽名的運作模式非常簡單，標準電子簽名會透過電子郵件傳送至個人的電郵地址，電子郵件包含文件的唯一鏈結。收件人打開鏈結閱讀合約內容後，只需按指示填寫相關欄目、簽署後便能完成交易，無須安裝軟件，亦不必使用打印機、掃描器，或是等待速遞文件、相約交收等繁瑣步驟。
四、系統追蹤取代電郵／電話詢問進度
由合約生成以至整個簽署程序均會經過安全追蹤，並記錄在稽核紀錄中。因此，使用者可隨時在網上查看合同的簽署進度。就營銷人員而言，他們無須依賴電郵或電話詢問進度，如在系統發現客戶閱讀合約後久久未有簽署，不僅可在合適的時間作出跟進，亦有相關紀錄作證，工作效率更勝從前。
五、雲端儲存代替 Box File
簽署的合同將自動保存在雲端，用家幾乎可透過任何裝置來存取這些檔案。隨時下載或閱覽已簽署的 PDF 檔案、檢查簽署進度，無須儲存在一個又一個的 Box File 裡；尋找相關文件時更是費時失事，對於空間及人力資源有限的中小企來說尤其重要。Adobe Sign 近來更與 Google Drive、Dropbox、Microsoft Office、Microsoft SharePoint 等第三方應用程式合作，用戶只須下載相關的整合工具，登入賬戶並上傳檔案，即可以開始進行簽署流程，協作企業簡化工作流程。
實際上，企業要完全實現電子簽名系統，老闆的營運與管理思維更為關鍵。無紙化的趨勢正正顯示辦公室須與時並進，進入更高效率的檔案管理模式。
