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相信人人都認為自己很了解 Microsoft 的 Office 軟件,但自從 Microsoft 推出 Office 365 以及 Office 2016 後,已提供了不少新功能,再不是「打打字」、「加個簡報」這麼簡單。如果各位能了解更多,定能把新版 Office 的功能全面發揮,大大增加工作效率。

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Office 365 是一個訂閱服務,用家訂閱後便可以獲得各種的 Office 程式,而且還可以享有其他優勢。對於中小企而言,基於工作需要,這些好處就顯得更為重要。

 

1. 管理員中央集權 控制用戶授權更方便

要管理員工使用 Office 的權限已變得容易,不再限於辦公室的電腦前。因為管理員無論身處何地,只需登入 office.com 便能取得所需。無論是新增還是移除員工的 Office 365 使用授權都很輕鬆,就算是控制裝置的授權也沒問題,所有的東西在一個網站就可以完成。以下就是其版面的截圖。

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2. Sway 隨 Office 365 附送 營銷者恩物

Office 365 隨了提供 Word 、Powerpoint 和 Excel 之外也提供一個簡單的工具 Sway,對於營銷人員而言會是十分實用。Sway 能夠快速地建立簡報,如果想做產品匯報時,上載相片或者加入產品概覽也很容易。

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你可以利用 Sway 加入多種內容,除了文字你也可以加入圖像和影片。值得留意的是 Sway 也可以加入社交媒體元素,如 Twitter 推文或者 YouTube 影片和 Google 地圖等(從內嵌中加入 HTML 碼),這樣中小企便可以更充分把握社交媒體的潮流和優勢。

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而且分享給同事時也十分容易,只要把 Sway 的連結傳送給他們便可以,他們即使沒有 Sway 也能在瀏覽器看成果。當然你也可以為 Sway 檔案設定私隱,可選擇公開、擁有連結的人才可觀看或者只有自己。

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現時人們會在電腦或者手機上網,因此回應式網站已成網頁制作重點。Sway 文件亦不例外是回應式的,大小亦會自動調整。此外,你也可設定 Sway 播放時的方向(如由上而下、由左至右等)。

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3. Sales 可用新圖表 匯報更清晰

熟知 Office 的人的知道 Excel 可以用來制作圖表。在 Excel 2016 其功能更有所提升,只要在 Excel 輸入數據,就能快速地透過線性或指數函數進行預測。此外,Excel 2016 也提供新款的圖表,以助各位更清晰地表達資料統計結果。假如你的客戶需要經常地進行資料分析,像是業務分析、營業額預測或庫存管理等,這個功能就更要多加使用了。

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使用 Excel 2016 來展示預測數據其實十分簡單。在上圖中,現有的數據用藍色顯示,預測的數據就會用橙色顯示。

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以上是新加入的 Sunburst 圖表,比其他圖表更能反映各樣類別的支出。用來進行支出管理是不錯的選擇。

 

4. Powerpoint 也可錄影

以前要錄製熒幕需要額外的軟件,但現在 Powerpoint 2016 加入了這個功能,可以錄取整個或部分熒幕。對於中小企而言,他們的顧客服務團隊可以更有效率,特別是他們向顧客解釋軟件操作或者其他工作流程時就更方便。只要利用 Office 365 ,他們無需技術知識也可以制作影片,把它放在簡報中,甚至上傳到 YouTube 分享。

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5. 一起修改文件 提升工作效率

雲端技術普及,只要把檔案儲存上 OneDrive 或 SharePoint,中小企團隊便可以在網上一起修改 Word 、 Excel 和 Powerpoint 文件,與以前「一個人改完才到下一個改」方便得很。如果要在匯報或會議時想快速地修改就可以更方便了。值得留意的是,員工不但可在網上共同修改,更可以在軟件上進行。

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6. 1人多機也沒問題 簡易安裝達 15 部裝置上

現時工作再不限於辦公室,員工海外工作也是常見;再者員工擁有愈來愈多裝置,因此在手機或者平版電腦工作已成趨勢。事實上,訂閱 Office 365 後每人可以在不同裝置安裝 15 次,除了 Windows 外 Android 和 Mac 也可以;而且程式還可自動保持更新:當他們更新至 Office 2016 後,其他的流動平台如 Android 、 iOS 、Windows 10 等的 Office 程式也會自動更新,確保文件他不同裝置也能正確地顯示。

 

7. 轉 PDF 無難度

以前修改 PDF 文件會難倒不少人,因為要安裝專換器把文件轉做 doc 格式;即使轉換到也可能會造成走位或亂碼的情況。但現在透過 Office 365 人們便可以透過 Word 來開啟 PDF 檔案甚至作出修改。

 

8. 活用 Excel 問卷收集資料 制作圖表更省時

如果中小企想了解客戶需要,使用網上問卷是有效的方法,但網上有這麼多選擇,哪一個才簡單有效?其實我們只需用 Excel 問卷便可。只要到 OneDrive 選擇「新增」 ->「 Excel 問卷」,就能夠草擬各類問題。excel-survey

你可以設定問題,問題的類別(如文字題、選擇題等),以及問題是否必答。當你準備好了,就可以把問卷的連結傳送給其他人,讓他們填寫。

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既然名字叫做 Excel 問卷,功能當然與 Excel 有關。 其實當你在制作問卷時已建立了 Excel 檔案,當人們在填寫問卷時可即時看到答案在活頁薄出現。最後,你當然可以用這些資料制作圖表,把資料轉化為有用的資訊。

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最新中小企優惠 (至2015年12月31日)

假如各位想了解更多功能,其實可以到 Office 365 官方網站或者致電 2388 9600 。事實上,各位亦可直接於網上購買,Office 365 提供多個購買方案,各位可視乎需要而決定。

此外,如果各位對 Surface Pro 4 有興趣,更可以選購商務優惠套裝,除了能獲得 Office 365 商務版一年,更包括 3 年保養服務,總共高達 88 折優惠,優惠只到 12 月 20 日;你也可以獲得 Minipresso 手壓濃縮咖啡壺乙個(價值HK$499),詳細資料可參閱以下圖片或者到 http://www.microsoft.com/hk/smb/ 查閱。

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Tags :Office 2016Office 365
Dennis Ma

The authorDennis Ma

為香港讀者分享各種 IT 新聞及趨勢,如企業動態、保安消息(勒索軟件、程式漏洞等)、未來科技(AR、VR、3D打印等。)、電子商貿;亦專門分享 SEO、網頁設計、社交平台推廣等心得。

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