經過十多年數碼轉型，各行業企業文化正不斷重塑。除了將文件數碼化、流程數碼化、資訊的整合，工作流程優化等，同時亦令辦公室文化不斷升級。經歷全球疫情洗禮，企業由不得已在家中工作(WFH)，到員工早已習慣 WFH 或遙距辦公的工作模式，當回到辦公室工作時，如何平衡理順兩極優點是不少公司要面對的效率問題。既然員工可在任何地方工作，大眾對工作、溝通和協作方式要求便隨之改變，企業對於辦公室的應用亦因數碼轉型須更具彈性及要求更有效益。
回歸傳統辦公室效益未必理想
全球在「復常」一年多以來，不少企業因應情況安排部分員工仍 WFH 或遙距工作，而部分則因工作性質必須在辦公室工作(WFO)。 在海外，不少企業讓員工選擇：傾向繼續 WFH 的人可以大部分時間遠程工作；另亦有不少選擇 WFO 的員工，他們則留駐辦公室工作。惟近期不少企業發現當中工作互動情況未如理想，間接影響公司整體生產力。然而若回復傳統辦公室工作方式，員工卻較以往更容易感到困窘乏力。若公司完全放棄辦公室空間，或只租用共同工作間或會所，讓員工團隊只在有需要時聚在一起工作，又有可能令員工對工作缺乏歸屬感，花費成本既浮動亦未必能提升工作效能。至於在網上成立虛擬辦公室 (Virtual workspace)，其實並不符合普遍企業及員工的習慣，在目前技術未成熟的階段更屬燒錢選項。
反之，若以「在家遙距工作」、「咖啡店當成辦公室遙距開工」等概念下整合的混合工作模式，其實更符合疫後辦公室空間。員工可以彈性地在辦公室和遙距工作(或 WFH) 之間計劃他們的工作時段，因應情況變更工作場合，更加容易讓員工達至工作與生活平衡 (Work-Life Balance)。因此近年混合工作模式(Hybrid workstyle) 的方案，愈來愈受企業管理層和打工仔雙方歡迎。
▲適合 Hybrid Workstyle 的工作間牽涉到大量不同的科技產品互相配搭，並要按照不同行業、公司的工作流程去制定。
Hybrid Workplace 善用空間 提升整體工作效益
企業員工只要登入公司雲端平台系統，無論身處辦公室任何角落，或進入會議室進行演示時，員工即可實時順暢地提取所需工作檔案進行討論。其實在數碼轉型基礎早已扎根的世代，以上方式可因應企業情況分階段部署，公司只要讓員工在自己的工作上盡可能有更多的自主性，並在關鍵工作需要時聚集在一起，為整個團隊來建立聯繫、指導或完成需要集思廣益的事情，相比以往模式更易激發員工的工作創新，成為未來企業發展的增長關鍵。
以 Ricoh 理光(香港)的混合式工作間為例，員工可直接在任何位置工作，由於員工只需以手機 APP 即可以隨時按照工作所需，查看辦公桌閒置狀況或者預訂會議室。當使用會議室時，在預訂的時段內會議室所有控制例如燈光、窗簾及空氣清新機調較，皆可以直接利用手機操控；而需要展示的內容，亦可直接經由公司內部雲端平臺存取，同時可以輕鬆地與遙距工作的同事討論文件。其混合式工作間又設置智能會議艙 SmartPod，方便同事個人進行線上會議或多至 4 位同事在會議艙內進行討論。而辦公室的天花均裝有 IoT 傳感裝置，方便了解辦公室佔用位置使用率等空間數據，令日後可以依據使用率改善辦公室裝潢。
▲辦公室的天花上裝有 IoT 傳感裝置，方便了解辦公室位置使用率。
一個適合混合式工作間的會議室往往牽涉到大量不同的科技產品互相配合，並要按照不同公司的工作流程去制定。只要佈置得當，員工無論身處混合式工作間、在家工作，還是外地公幹其實都可以無縫配合，高效率地溝通和協作。如何讓員工保持連繫和投入、如何保持公司文化，以及如何在變化更急速的時期確保業務持續運作，對於管理層都是新的挑戰。
▲智能會議艙 SmartPod 方便 1 至 4 位同事在隔音會議艙內討論工作，或與客戶作視像通訊。
理光經驗豐富協助企業各階段部署
Ricoh 理光(香港)營運總監莊禮基指出，新世代員工大都是數碼世代，在工作以及生活模式上與以往在職場工作的人頗為不同。在疫情後更著重生活平衡，不希望被固定環境窒礙工作創新和生產力。所以在全世界都「搶人才」的大環境下，企業管理層如何令辦公室更富彈性、更具效率、更有工作氣氛、更吸引？企業管理層提升公司工作文化是否有足夠彈性空間？因此他建議不論公司規模，管理層對企業文化及辦公空間應用皆需要作出改變，以吸引新世代、留住有經驗的人才。
事實上，建設混合式工作間、混合工作模式營運的趨勢，正是由數碼轉型因應社會情況快速回應，所帶來更具彈性及更有工作效益的方案。莊禮基認為數碼轉型可以分為 5 個階段：(1)整理文件數據架構及文件數據化；(2)資料管理系統(DMS)； (3)電子工作流程管理(e-workflow)；(4)建設知識庫、管理及大數據分析(Knowledge base & Business Intelligence(BI)，及(5)企業數據認知(Cognitive & AI)。他續指，理光(香港) 在協助客戶部署以上首三項已有多年豐富經驗，而在電子工作流程管理方面，理光亦擁各行業有不同的場景應用。此外，理光(香港) 亦已做到第四及第五階段，能藉理光的豐富經驗協助企業各階段的部署，提升客戶企業競爭力。
▲Ricoh 理光(香港)營運總監莊禮基。
提供真正一站式整合服務 解決部署問題
莊禮基強調，理光(香港)的顧問服務非單純提供混合式工作間硬件，還會為客戶提供整體方針設計、整合和支援數碼工作環境，令運作暢順，提升員工參與度，促進更互動的工作方式，並幫助客戶員工發揮最大的生產力。理光(香港)表示，其顧問團隊當中包括室內設計師及工程人員，在混合式工作間方面皆有豐富經驗及專業知識，可確保客戶在部署時，實體團隊或遙距團隊獲得所需的一切。
在寸金尺土的香港，建設混合式工作間可發掘工作空間的潛力，了解如何善用辦公室空間，即可節省更多成本。據了解，以理光的智能工作間能為例，其混合式工作間節省公司約 30% 傳統辦公空間，並將逾 60％ 固定工作區域轉化成為共用空間，令辦公室運用更具靈活性。
對如何為客戶設計部署混合式工作間，莊禮基表示理光(香港)並非如市場上部分對手只將現有方案捆綁銷售，理光(香港)由設計到部署混合式工作間管理，能夠從客戶最初應用的問題核心作出專業分析工作流程，真正一站式協助企業由工作流程分析到辦公室應用的效率，因應客戶需求提供最專業意見，更有效益解決混合工作模式時所遇到的問題。
▲智能的混合式工作間分析能為理光(香港)節省約 30% 傳統辦公空間，令辦公室運用更具靈活性。
