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企業趨勢科技專欄

五個步驟助您促進「企業新陳代謝」

許多人已經將「敏捷」(agility) 一詞視為解決企業眾多問題的靈丹妙藥,包括解決企業長久以來的發展定勢。無可否認,有許多「僵化」的企業仍舊沿襲上世紀的系統,自上而下地進行指揮與控制,管理流程及工具繁冗複雜,只著重合規,而阻礙了創造力及能動性的發揮。雖然部分企業已開始進行靈活管理,促進敏捷性,但缺乏對其定義的明確共識,並不十分清楚它是如何幫助企業於快速發展的 21 世紀取勝。

 

事實上,像「協同效應」一樣,敏捷性已然成為一個流行用詞。但我關注的不是「敏捷性」這個詞,而是如何應用像「檢查」及「調整」等精益理念,控制在製品,消除浪費。我亦關心如何在產品開發過程中利用當前的最佳實踐,透過促進我稱為「企業新陳代謝」的過程,提升市場反應速度。

甚麼是企業新陳代謝呢?在自然界,新陳代謝是在生物體內的一種化學過程,透過新陳代謝,生物體將食物/燃料轉化成能量,同時排出廢物。在商界,企業新陳代謝指將資產(包括資金、人才及時間)轉化成客戶價值,同時將不必要的開支(如官僚主義)降至最低的系統。

如今比競爭對手更努力工作的做法在將來已再不合時宜。我們面對的新的現實是,客戶期望產品能夠不斷升級及創新,滿足他們所需所想,對於所有數碼化產品尤甚。

為了能夠與時並進,甚至走在時代尖端,企業需要提升緩慢的新陳代謝過程,跟上21世紀商業的快速發展步伐,迅速實現價值。企業可以通過重視人才發展,改善流程及工具來促進這一過程。倘若企業不採取新的運營方式,客戶會去尋求其他替代解決方案,企業將會落後於競爭對手,錯失眾多市場機遇。

對於準備採用新的運營方式的企業來說,以下五個步驟將有助於促進敏捷轉型:

1. 具有清晰長遠的目標

對企業及企業的敏捷轉型而言,具有清晰明確的目標極其重要,一旦採取敏捷的思維方式也就代表著願意接受改變。在任務及策略轉變的時候,最終的願景總會指引著前進方向。每家企業所面臨的情況都不同,但企業都需要對整體目標及期望結果作出具體細緻的規劃。我想要取得怎樣的結果?實際上我正在要求員工朝甚麼目標努力?一個清晰的目標將有助於指導實踐,採取符合外部市場變化及內部運營調整的措施。

 

2. 重視企業文化

為吸引及挽留優秀人才,企業必須營造一種重視員工發展的文化。在這種環境下,員工積極進取、獲得充分授權、遵循最佳實踐,為客戶創優增值。企業領導人需要時常質問自己:我如何可以協助我的前線員工?前線員工直接與客戶接觸,是企業的「情報站」。增加前線員工的自主權讓企業更容易捕捉到市場變化,並作出相應調整。自上而下的企業管理方式正逐漸被淘汰,而那些重塑企業文化、授權前線員工及提供建設性反饋的企業將成為贏家。此外,企業領導人必須以身作則。可是,更常見的情況是,企業領導人作風僵化,卻期望員工進行敏捷實踐。

 

3. 重新考慮業務流程

我們在業務中使用號稱是自動化標準業務流程及系統,早於幾十年前創立的。這些標準業務流程往往是為適應實物商品的大批量生產。隨著企業逐步加速新陳代謝,企業領導人需要重新考慮上個世紀的流程及系統,是否還適合當前須對市場作出快速反應的要求。時至今日,工作不僅僅需要管理及合規流程,更需要促進員工發展,激發能動性,簡化工作方式。

 

4. 找到恰當的工具

恰當的工具有利於增強領導及願景的作用,減小轉型過程中頻繁遇到的障礙。恰當的工具有利於改進流程及行為,量化預期結果,幫助團隊作出正確的調整。即使是那些在千禧年代組成的企業,如果仍在採用過時的工具及系統,企業新陳代謝亦會遲緩。不論是軟件開發平台、記錄員工時間的內部系統還是新的協作應用程式,現代化的工具將有助於企業提升效率,減輕工作負擔,而非適得其反。

 

5. 不懼失敗(學習及適應)

當員工冒險進行一些嘗試但失敗時,員工不應感到自己這樣做就會失去了工作。這聽起來是顯而易見的道理,但實際上卻鮮有公司做到。在你從根本上改變企業文化、流程及架構時,遭遇失敗是不可避免的,這正正是創新的基礎。現代企業應鼓勵員工嘗試一些經過預先評估的風險。最重要的是從錯誤中吸取經驗,變得更加優秀。嘗試、犯錯、學習(而非只顧追求完美)的理念應成為新準則。

 

企業加速新陳代謝需要調整整個系統,就像一個職業運動員在訓練過程中需要不斷規範自己的飲食、制定訓練內容、明確訓練目標以及激發自己向世界一流水平看齊的熱忱。這些運動員不會「原地踏步」。相反,他們會不斷尋求提升自己、積極參加訓練,為了奪冠而認真付出。企業亦是如此,必須不斷改進。在現今的市場環境下,企業轉型雖然充滿挑戰,但卻必不可少。這雖然不容易,但只要企業、團隊及個人付出努力,必將提高競爭力,為客戶創造更大商機。

 

作者:Angela Tucci

CA Technologies敏捷管理(Agile Management)總經理

 

 

 

 

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