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業趨勢創企業題特寫

個案實錄:解構 Nexify 團隊如何助中小企改善文件管理效率

創意經濟時代,不少企業均表示要加快邁向數碼轉型,才能變得更為敏捷、靈活適應市場的快速轉變。但實際上公司可如何透過部署創新科技方案來提升競爭力?近日 Unwire.pro 就訪問保安產品製造商獅科發展公司,看一下他們如何善用 Nextore 文件管理方案協助改善業務流程和資料管理。

善用科技方案改善文件管理

Nextore 由 Nexify 團隊研發,針對中小企對大量文件管理的需求而設計,提供簡潔易用的介面,彈性的系統設置以迎合不同行業對文件管理的實際需求。系統不需複雜的安裝程序,只需透過一般網頁瀏覽器已經可以進行文件分類、上傳、下載、設置索引數據、共享以及即時搜尋等操作。

Nextore 用戶介面
Nextore 用戶介面

獅科發展公司是一家具規模的現代化本地製造商,主要製造及銷售測速儀、酒精測試儀及警用隨身攝錄機等專門類別的保安產品,在中國設有廠房生產,涉足 30 多個海外市場。

獅科發展公司主力生產的保安產品及其廠房
獅科發展公司主力生產的保安產品及其廠房

該公司最近採用了 Nexify 的 Nextore 方案來改善公司的文件管理流程。獅科發展公司(下稱「獅科」)董事陳碩 (Shelley) 表示,未用文件方案之前,文件多且散亂,員工往往要花費很多時間來找尋舊有文件,加上她經常到海外洽談生意,當需要查閱公司文件時亦不方便。

 

數碼化解決文件散亂、搜尋費時問題

從各種客戶單據,到不同部門的行政文件,不少公司在日常營運中均會產生大量文件,即使做到妥善收藏,並按檔案名稱或建立日期分類,要短時間內找到所需文件也非易事,效率無疑不高。陳碩表示日常最多接觸到的就是各種報價文件和標書,在採用 Nextore 方案前這類文件實在太多而且散亂,加上業務性質關係,很多時候需要找回舊文件參考當時的報價和條件等細節,但往往因間隔時間太長,難以找回這些舊有文件。

Nextore 文件管理方案則讓獅科解決了不少過往的問題。透過與 Nexify 事前溝通,團隊在部署方案前了解到獅科的需要,基於 Nextore 現有的功能設定合適的文件分類及架構。

其中,多種檔案分類、關鍵字標籤等就是針對該公司過往最常遇到的搜尋文件費時問題,透過檔案名稱、編號、文件類型、日期以至文件大小等條件搜尋,做到更容易搜尋到所需的文件。而方案亦支援自動 OCR 光學字元辨識功能,可支援包括最常用的英文、繁體及簡體等多種文字,亦可按需求為客戶定制支援其他國家的文字。

 

流動應用提升工作效率

陳碩提到,現時大部分時間主要是使用 Whatsapp、Wechat 等即時通訊軟件與客戶溝通和商討合作細節,以往經常需要就商討的合作內容額外做一份正式文件留作記錄,方便同事跟進。使用 Nextore 後,就能將傾談內容透過手機截圖直接上傳,讓方案的 OCR 功能辨識後儲存為文字檔,即可隨時透過 Nextore 提供的檔案內容及關鍵字搜尋、檔案分類等功能輕易找到相關的資料,大大增加文件搜尋的準確性,以往經常煩惱的問題可謂迎刃而解。

她又提到由於公司與不同國家地區的客人有生意來往,因時差關係不時要在家處理工作,有時候為免忘記處理,往往會麻煩到其他同事要在辦公時間外工作,難免擔心令部分同事感到不滿。

「很多時與海外的客戶談好了細節,自然要留下記錄,但香港可能已是凌晨兩三點,不可能還要求同事幫你跟進。用了 Nextore 後,現在只要將 WhatsApp 對話的截圖上傳到相關分類的資料夾,一到上班時間同事就可即時跟進了。」陳碩表示,部署 Nextore 方案後,無疑大大加快了公司的工作節奏及提升了員工的工作效率。

她又提到除了現時工作上的文件基本上已數碼化儲存在 Nextore 內,接下來亦會逐步將舊有的文件數碼化,方便進行歸檔和搜尋管理,日後要搜尋特定文件就變得更簡單方便。

 

管理檔案存取權限 保護重要商業資料

Nexify 產品研發系統顧問胡悅韻表示,Nextore 文件管理方案適用於各類規模的企業,亦會按客戶的需要進行定制。事前 Nexify 團隊會先作溝通並了解客戶現有的 IT 環境和需要,再調節方案,讓 Nextore 可快速部署並及時投入應用。

「以獅科為例,Nextore 的追蹤及通知功能,可讓共享資料夾內的文件有新增或改變時,就會收到系統內的提醒和 Email 通知,因此當 Shelley 將文件上傳到資料夾時,同事就會即時收到通知可快速跟進。」胡悅韻補充。

文件水印清晰列明用戶、開啟時間和日期,即使遭外洩亦能追溯源頭

此外,Nextore 亦保障重要文件能安全分享。內部協作時,往往要把不同版本文檔在電郵中傳來傳去,不僅混亂更易因錯誤操作而把文件外洩或錯手刪除,而且電子文件的閱讀權限也難以控制,一些私隱要求較高的檔案往往難以限制同事列印或下載,容易產生業務風險。

Hewlett Packard Enterprise Storage
Hewlett Packard Enterprise Storage

Nextore 方案則允許管理員將設定檔案存取權限,並設有下載及瀏覽記錄,加上文件會均印有瀏覽用戶、時間等水印資訊,提升保障文件的機密性。同時,中小企亦可透過 Hewlett Packard Enterprise Storage 技術,以有效和可靠的方式部署 Nextore 以及儲存文件。

以獅科為例,最重要是保障報價文件以及產品技術明細不會外洩。藉由 Nextore 的權限管理功能,可以選擇有瀏覽權限的人士,亦可進行不同的私隱設定,限制別人瀏覽程度如:能否下載、修改、列印等,有效避免同事隨便列印或下載公司文件,即使是有需要分享給客戶的文件,亦能設置外鏈文件的存取密碼和存取時間,提高保密性,避免公司機密外洩等問題,減低不必要的業務風險。

當重要資料需要外鏈分享給客戶時,Nextore 可讓用戶設置存取密碼、到期時間等保安設定

▲ Nextore 文件管理方案提供桌面及手機應用版本,切合現時流動辦公的趨勢,讓客戶能隨時隨地處理工作。

▲ Nextore 文件管理方案除了適用於企業用戶,Nextore 亦計劃推出消費者版本,讓個人用戶也能利用 Nextore 妥善儲存、管理自己的重要個人資料,建立個人私有雲。

個人私有雲讓個人用戶簡易地擁有屬於自己的可擴充、無限量儲存空間、完整的擁有權以及高度的隱私權,從此不用受制於使用公共雲端服務時的限制以及犧牲個人隱私。

相信不少中小企均有意申請政府推出的「科技券先導計劃」,該計劃旨在資助本地中小型企業(中小企) 使用科技服務和方案,以提高生產力或升級轉型,計劃已於去年正式接受申請。胡悅韻表示,科技券計劃中資助的項目,涵蓋各種科技服務及方案,而 Nexify 提供的 Nextore 方案就符合當中「文件管理及流動存取系統」的項目,若中小企有意部署該方案,可與 Nexify 的團隊聯絡了解更多資訊,部署方案從而提升公司的生產力。

查詢: 21512868
電郵: [email protected]

Tags : NexifyNextoreslide
Ken Li

The author Ken Li

世事洞明皆學問,人情練達即文章。
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