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企業趨勢

8 個你未必知道的商用 e-mail 技巧

在溝通徹底電子化的今天,說大部份上班一族,每天編寫、回覆或閱讀電郵過百,實在絕不言過。然而很多學者郤指出,電郵的普及,只是大幅度縮減了訊息傳遞的時間,郤沒有提升訊息傳遞的效率。主要原因是因為從電郵中,我們讀不到表情,聲調及情感。寄件者容易高估了自己能通過文字表達情感的能力,同時,收件者亦容易高估了自己通過文字去理解別人情感的能力,結果可能導致跟上司、同事或客人產生不必要的誤會。以下是KORNERSTONE為大家送上的8個有關電郵使用的小貼士:

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1.簡化內容

越複雜的句子,越容易被錯誤理解。

 

2.點列重要項

簡而清的總結,能提升閱讀及接收訊息的效率,人皆愛之。

 

3.當心使用感嘆號

感嘆號有警告的意思(不少人更喜歡用兩個感嘆號作句子結尾),容易為閱讀者帶來壓迫感。故此若非必要,盡量避免。

 

4.不要把整句句字全大楷

全大楷有大聲叫喊的意思,除非把某些說話向對方大聲說出是你的原意,否則亦建議盡量避免。

 

5.文字顏色選擇溫和色調

顏色帶有情緒,如紅色會給人危險、憤怒的感覺。故此若你希望以不同顏色來強調某些內容,選擇溫和色如綠色、藍色,會比較恰當。

 

6.一定要有主旨

沒有主旨的電郵,很大機會不被閱讀。

 

7.不要隨便運用”緊急”標誌

這是狼來了的故事。若某人發出的電郵, 十居其九都有”緊急”標誌,收件者很快就不予理會。

 

8.按Send 前,請ProofRead

打錯字是人之常情。明顯是打錯字還好,若是會把整個意思改變的錯字,就會惹來誤會。

 

 

Eric Leung

The author Eric Leung

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