日趨先進的流動上網設備，令工作事項不再只限於辦公室處理，也使企業更重視尋求提升營運機動力。而在日常營運中，部份文件仍多會以紙本模式流通，以解決像貨物流通時隨件交附、簽收蓋章等安排。要使高智能的工作流程有更好的體現，就需要簡單易用的解決方案，輕鬆幫助企業將紙本文件歸檔，並有效擷取當中內容供隨時檢索，以融入日常工作流程，支持更暢順的數碼化協作。
依托科技突破文件流程樽頸
文件管理方案專家 RICOH 的一位顧問指出，要讓紙本文件不會成為工作流程中的一個「樽頸位」，就要懂得引入適當的文件內容擷取方案，員工甚至可由此做到將紙本文件「一鍵數碼化」，使智能工作流程得到更佳的實踐。RICOH 有針對不同企業需要的多功能文件處理系統（MFP），並跟方案商 Nuance 合作，提供多元化的文件處理軟件工具 eCopy ShareScan v6 及 AutoStore 7，可幫助任何員工輕鬆將文件數碼化。
簡單實現進階文件處理工序
透過這些方案，不但可節省掃描步驟，更能減少繁瑣的人手操作，降低與傳統文檔管理相關的成本。用家還可以建立個性化的工作流程，自訂適合不同部門的介面。例如人力資源部想將員工簽妥的強積金文件自動歸檔，只需在 MFP 預設好的強積金文件按鈕按一下，預覽擷取的員工資料是否準確，即可完成命名及歸檔，方便隨時檢索查閱。
更安全高效完成文件電子化
因應文件處理環境和設備的多元化，RICOH 的顧問指出，透過採用取適當的方案，企業可進一步通過大範圍的擷取點，讓紙本文件、電子文件和當中的關鍵資料，安全地跟業務流程融合。例如業務部在完成一項採購後，希望擷取發票中的訊息，即時核對供應商的資料；同時把訂單的外幣金額換算成港幣，方便統一參考成本。那麼，透過 Autostore 7 掃描紙本或電郵中的發票，系統就能自動完成上述要求，並整合至ERP、CRM等系統。
對企業而言，適當的方案有助以下三個層面提升業務營運流程：
- 文件處理更簡便：用家可充分運用既有的設備，以最少的步驟，執行相同的文件處理任務。
- 關鍵訊息受保護：以用戶身份驗證功能提高安全性，只有授權人員才能發送和檢索文檔。文檔會自動加密，並可添加 PDF 密碼保護，只有預期的收件人才能打開。
- 發揮更強決策力：即使是紙本資訊，用家亦可以在幾秒鐘內擷取及發放，從而使整個組織在最關鍵的時刻，分享各種重要訊息，以最快速度作出最精準的決策反應。