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企業趨勢

杜絕費用報銷舞弊 數碼化管理是關鍵

員工開支報銷是企業財務管理的重要一環,若缺乏費用管理的數碼轉型策略,可能無法對虛報、超額報銷等濫用行為作有效監察。一項針對企業財務管理的調查顯示,不少香港企業的費用管理流程容易產生舞弊、不合規、人為錯誤,以致欠缺效率。調查還發現部分公司仍未能就流動工作模式全面支援端對端流動商業運作,有機會削弱香港企業的管治、競爭力及員工滿意度。

 

現行費用管理流程易削弱港企管治及生產力

該調查發現,香港企業目前所採用的費用管理模式容易被濫用。超過三分之一的財務管理人員表示,他們沒有設置任何自動化解決方案以檢測潛在的舞弊行為,並同時聲稱他們難以確保費用報銷是否符合公司規定。還有超過三分之一的僱員承認曾報銷不合規費用,反映問題嚴重 。

此外,47% 的財務管理人員憂慮其費用管理程序易受人為錯誤和不準確資料的影響。最後,欠缺效率是另一個問題,超過三分之一的僱員認為費用管理程序涉及太多文書工作,而且十分費時和繁瑣。Concur 大中華區董事總經理侯文泰認為,如果處理不當,舞弊及不合規的情況可能會破壞企業管治,而人為錯誤和欠缺效率更會對生產力造成負面影響。

 

香港費用管理模式缺乏數碼轉型策略

數碼轉型只有當整個企業(包括財務部門)都接納有關策略時才能有效進行。然而,Concur 的調查報告顯示,只有不足 15% 的香港財務管理人員了解「數碼轉型」,以及只有 18% 已制定了財務數碼轉型策略。而因為傳統的費用管理流程比數碼平台更容易產生舞弊、不合規或人為錯誤的影響,這種財務數碼轉型上的落後更進一步說明了前文所提及的問題。

侯文泰續稱,調查結果顯示,儘管有不少公司聲稱將要進行數碼轉型,但由於財務職能上缺乏數碼轉型的計劃,因此財務部門的領導者往往被排除在數碼轉型的討論之外。未能讓機構內各個層面進行數碼轉型,將令香港企業在成本控制、審計和全球競爭力等重要方面受到限制。

 

流動工作模式在港興起 惟企業未能充分配合

本港的智能手機預計到 2018 年滲透率將達到 87.2%。隨著流動技術不斷發展,員工現在可以在家中、在路上或其他地方工作。企業亦必須跟上這些趨勢,並尋求方法確保其系統能夠支援僱員的工作方式。

調查發現,儘管有超過三分之二的財務管理人員聲稱他們的員工可以利用流動裝置提交費用報銷,但近半數的管理人員卻表示沒有相應的設施支援流動裝置批核費用。換句話說,部分企業在費用報銷方面並沒有實施端到端的流動解決方案,而這可能會導致員工不滿和生產力下降。

侯文泰指,自動和智能的費用管理平台是解決問題的方法之一。透過智能自動化系統,可以偵測到人為錯誤、在發生舞弊時盡快加以識別、重點指出不符合規定的情況,以及支援流動的員工團隊。

此外,智能自動化還可以提供如以大數據分析幫助作出更佳的預算和財務決策。舉例而言,分析支出數據可以洞悉僱員最常使用的商品或服務供應商,這些數據隨後便可被加以利用,有助公司與這些商品或服務供應商進行洽談,獲得更優惠的價格,從而降低營運成本。因此,財務管理人員必須更深入地了解數碼轉型,並訂立明確的數碼化財務營運策略,以提高香港企業的競爭力。

 

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Ken Li

The authorKen Li

世事洞明皆學問,人情練達即文章。