不少公司隨著規模不斷擴大，均希望重新設計工作間，以配合其數碼發展步伐。香港三大流動應用程式開發商之一的 Mtel，近期就藉由 Ricoh 的智能工作間規劃服務重新設計辦公室，滿足其發展需要，Mtel 行政總裁黃明威表示，新工作間的營運成本無論在用電、購置設備，以至傢俬等項目，比公司原定計劃節省多達四分之一。
初創急速成長 面臨共同難題
Mtel 將矽谷初創企業的文化引進公司管理，有效激發員工的創意和歸屬感，團隊近年成功拿下屈臣氏、花旗銀行、麥當勞以及太古資源等重要客戶，更為這些知名企業提供流動應用程式以外更多不同的數碼應用方案。
隨著公司規模不斷擴大，員工亦增聘至過百人，Mtel 計劃藉搬遷機會重新設計辦公室，但如何在保持工作效率的同時又符合新世代追求彈性工時、團隊靈活協作的工作方式，正是黃明威面對的難題。
然而，這不只是重塑辦公空間這麼簡單，還需突顯其企業文化。雖然 Mtel 初步制定出幾個設計概念，但黃明威了解到「術業有專攻」，專業範疇應由專責團隊負責的道理，最終還是決定委託具備專業顧問、設計團隊，能提供智能工作間一站式服務的 Ricoh 負責。
規劃智能工作間 專業團隊服務顯成效
黃明威表示，Ricoh 講求的 3C – Connectivity（連繫）、Communication（傳遞） 及 Collaboration（協作），致力營造融合空間、人和科技的工作間理念，與他的管理哲學不謀而合。Ricoh 設計師以活力為主題，設計出靈活高效和激發創意的工作空間，並引入流動辦公模式和智能科技，促進交流合作及創新研發。
在實際設計規劃的過程中，Ricoh 團隊不僅於設計前詳細了解各部門員工的特性及對工作間的期望，建立「靈活協作式」的多功能空間，由會議室的大小到打印機的擺放位置均盡見心思，公司可隨時輕鬆重新配置空間成 Huddle Workspace，或用作舉辦活動、工作坊和培訓，甚至午膳時讓員工可在寬敞的餐飲間享用午餐。
引入智能科技 塑造靈活工作模式
黃明威指出，為方便讓員工隨時隨地與國外合作夥伴進行商談及會議，公司引入統一通訊服務（Unified Communication Service, UCS），使 Mtel 的業務更有彈性，溝通不再受地域和時間的限制。
公司允許員工可彈性時間上班，鼓勵工作生活平衡，Mtel 更添置 Smart Lock 門禁考勤方案，讓員工直接使用智能手機代替員工證出入，公司亦可記錄員工的考勤記錄。還有配合會議室而安裝的 Smart Dim 智能調光玻璃方案，當會議進行時玻璃可迅速變為不透明，為他們在討論開發方案時提供更高的保密性，更可取代屏幕用作投影簡報及影片播放。
Ricoh 為 Mtel 建立的智能工作間成效斐然，正正符合黃明威當初的期望。Ricoh 提供完善的跟進工作，包括替員工進行滿意度調查，收集意見，並於短期內提出改善方案及時間表，務求讓管理層及員工滿意並適應新環境。
善用科技服務 達致更佳管理
不難發現，不少初創企業的成功均有賴於團隊之間的緊密溝通和合作，但隨著公司規模的擴展、員工的增加，如何保持管理層與員工及工作團隊之間的交流，亦成為不少快速增長企業的疑難，其實除了合適的管理架構外，借助科技亦是不可缺少的方法。
從 Mtel 與 Ricoh 的成功合作，除了可見兩間公司在智能工作間的理念相近外，Mtel願意將專門事項放手交由專業團隊處理更可算是箇中的關鍵，而 Ricoh 提供的跟進及革新管理 (Change management) ，亦突顯其一站式服務所包含的專業與出眾之處，有別於一般的規劃服務，更能照顧到企業在不同方面的需求。