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企業趨勢

調查稱不到一半受訪港人會全程投入會議 大部分不常準備議程

ShoreTel 一項調查結果發現,香港員工因所用的系統操作不便, 加上包含的技術過於復雜甚至過時, 導致浪費了大量的時間和精力於準備原應省時方便的虛擬會議上。此外,調查亦發現不少港人不會全程投入會議,以及不常在會議前準備議程。

 

香港員工每年平均花超過 50 小時執行會議後勤工作

ShoreTel 的「Build a Better Meeting」調查訪問了近 500 名香港、 新加坡和澳洲員工的會議習慣和生產力成效, 發現本港員工每年平均花超過 50 小時來執行會議的後勤工作。 調查亦指成功登入會議的人士其生產力仍然偏低, 並有大多數受訪者表示在會議期間會因其他事情而分心。

ShoreTel 亞太區副總裁及董事總經理 Frédéric Gillant 指出:「香港員工理應對科技十分熟悉, 卻有近三分之一(30%)的受訪者表示要花 11 至 15 分鐘設置會 議通訊設備,更有 10% 的受訪者需時更長;日積月累, 這自然浪費大量時間。 企業其實可把這些時間投放在更具生產效益的事宜上, 例如討論重大的業務挑戰並找出解決方法。」

「頻寬及網絡問題」(39%) 和「不清晰的撥號細節或接入點」(26%) 均是一眾受訪者在設置會議通訊系統時面對的最大困難,隨後為「 過時的系統技術」(16%)。

雖然通訊科技正在改變工作場所環境及大家互相通訊的方式,但 Frédéric 指出並不是每個解決方案都易於部署, 或方便用戶使用。更嚴重的問題是, 嘗試使用大量的獨立通訊工具會為 IT 團隊和終端用戶帶來更多問題 。

 

75% 受訪港人不常準備議程

絕大多數本港受訪者 (約75%)承認「不常」在會議之前準備議程, 而新加坡與澳洲則分別有 42% 和54% 的員工表示「經常」 會準備議程, 反映出香港人在這方面明顯不及這兩地區的員工有條理。

Frédéric 表示:「若沒有預先制定議程大綱, 會議便會缺乏明確方向,就像沒有 GPS 或地圖的公路旅行。 除非你非常幸運,否則只會徒然浪費很多時間, 換來一個沒有結果的會議。」

Frédéric 指預先制定議程大綱並發送至與會者固然是提高會議生產力的簡單方法,但更有效的是採用可促進生產力的工具。議程的內容不需要太長,但應列明討論事項、預期目標、與會者名單、所需資料, 以及開會和散會時間。

 

香港會議生產力於受訪地區中排名最低

當評價所參與會議的生產力 (評分等級為1至4分;4分為最高,1分為最低), 香港員工的評分為 2.66,是所有受訪市場中最低。 有超過三分之一(37%) 的香港受訪者認為他們的會議只是略有或完全沒有生產力。只有 11 %指其會議的生產力非常高,而澳洲和新加坡則分別為 26% 和29%。

此外,不到一半(41%)的香港人表示他們會全程投入會議, 而近三分之一(30%)就指會部分參與,但同時處理其他工作。 香港人亦似乎最容易受個人問題影響而分心,有多達 16% 指在會議期間受私人事務干擾,例如查閱個人電子郵件、 瀏覽社交媒體或收發短信。

 

Dennis Ma

The authorDennis Ma

為香港讀者分享各種 IT 新聞及趨勢,如企業動態、保安消息(勒索軟件、程式漏洞等)、未來科技(AR、VR、3D打印等。)、電子商貿;亦專門分享 SEO、網頁設計、社交平台推廣等心得。