商業機構每天來往文件甚多，即使是中小企業也有大量文件需要處理。隨著業務不斷發展，加上缺乏妥善的文件管理，一但需要翻查資料便成為秘書的惡夢。理光香港 (RICOH) 看到中小企對現代化文件管理的需求，推出嶄新文件管理方案 RiShare，希望透過 RICOH 在商業應用方案的豐富經驗，協助機構簡化工作流程。
善用科技 改善管理
The Good Studio 是一家本地設計公司，提供室內設計及項目管理服務，包括酒店會所、商業機構辦公室、零售店舖及住宅等。該公司最近採用了 RiShare 來改善公司的文件管理流程。The Good Studio 負責人 Kaye Dong 表示，未用文件方案之前，員工往往花了很多時間做文件歸檔或搜尋文件。加上香港租金昂貴，儲存文件成本也很高。
數碼文件 再無失蹤
由每日多不勝數的客戶單據，到不同部門的行政文件，各大機構在日常業務流程中產生大量文件。這些文件即使妥善收藏，但要找尋出來往往要靠檔案名稱或建立日期，搜尋費時亦缺乏效率。Kaye Dong 表示在採用 RiShare 方案前該公司經常遇到忘記檔案位置的問題，加上舊方法搜尋時間長，私隱度亦較低。文件數碼化後可以進行歸檔和搜尋管理，把文件進行掃描、分析、索引，日後要搜尋特定文件就變得更簡單方便。
RiShare 將所有的文件掃描後均可轉換成文字檔案，OCR 光學字元辨識支援多種語言，包括最常用的英文、中文、日文和西班牙文等。日後只需輸入關鍵資訊如公司名稱、發票編號，就能迅速找尋相關文件。另外閣下亦可建立書籤存取常用搜尋條件，或者縮窄文件搜索範圍至指定的文件類型、日期和文件大小等等，增加日後搜尋文件的準確性。
輕易搜尋 目標為本
「由於之前缺乏有效方法把文件中央管理，因此文件往往散落在儲存空間不同的資料夾，想找特定文件時便會無從入手、浪費大量時間尋找，費時失事。」Kaye Dong 表示，部署 RiShare 方案後大大加快了工作節奏，嶄新的瀏覽設計不需加開不同檔案存放不同位置，非常方便。
透過使用不同關鍵字、標籤區別不同性質檔案，用戶只需記得相關的關鍵字就能輕易搜尋出來。The Good Studio 採用 RiShare 後便不再需要記著檔案位置或檔案名稱，只需搜尋項目名稱就能快速找到所需的設計圖則，即使文件散落在公司儲存空間的不同位置亦不再是個問題，工作節奏及生產力因此加快不少。
設定權限 保護私隱
另一方面，RiShare 亦可令文件方便分享。以前需要協作文件，往往要把不同版本文檔在電郵中傳來傳去，不僅混亂更易因錯誤操作而把文件外洩或錯手刪除。但電子文件的閱讀權限也難以控制，一些私隱要求較高的檔案往往難以限制同事列印或下載，容易產生業務風險。相反 RiShare 的 Administrator 可把不同員工設定至指定群組，把管理權和閱讀權分離設定，大大提高文件的機密性。
以 The Good Studio 設計公司為例，最需要保護設計構思不會外洩。使用 RiShare 後即可在後台設定權限，讓文件控制在指定的員工之間傳閱、編輯。若是機密文件更可指定只能讓高層權限人士閱讀，確保商業機密安全。藉由 RiShare 的權限管理功能，可以選擇有瀏覽權限的人士，亦可進行不同的私隱設定，限制別人瀏覽程度如：能否下載、修改、列印等，有效避免同事隨便列印或下載公司文件，導致私穩或公司機密外洩等問題，減低不必要的業務風險。
公司資訊 網上共享
像 The Good Studio 的設計行業來說，拿著手提電腦或平板電腦向客戶講解和簡報的機會很多，使用 RiShare 後就能更方便於流動辦公，甚至把工作流程自動化。例如當行政文件需要上級批准時，就可在下屬提交至 RiShare 後自動顯示在上司的手機進行提示，就算遠在海外也能保證工作流程順暢運作，提高生產力。
服務組合 極具彈性
除此之外，RiShare 已經在不同部門及行業廣泛應用。RICOH 香港市場及業務拓展部總監莊禮基表示：「現時中小企渴望提高競爭力，但又未必有足夠 IT 技術和資源，因此一套能一勞永逸的文件管理方案是必需的，而 RiShare 正是他們的最佳答案。多年來理光數碼影印機領導市場，並可與文件管理方案整合，加上彈性的收費模式及服務，我們可助客戶提高競爭力，讓 IT 投資有更高回報。」如對 RiShare 或其他RICOH 方案有興趣，可瀏覽 http://www.ricoh.com.hk 或致電 2833 1111。