我們正處於一個關口，大量個人化賦予工作間一個嶄新的定義。員工體驗逐漸成為企業的主要考慮因素，因此加入更多新興科技如人工智能來改造工作間，對提高員工生產力和挽留人材日益重要。
根據 Adobe 的一項研究，亞太區近半的僱員視先進科技為工作場所中最具價值的設施。亞太區的機構中，尤其人工智能更被認為可增強員工參與度。員工尋求能因應其需要而提供相關資訊的科技，由個人化內容以至活動行事曆，因此機構愈來愈多使用人工智能科技。人工智能助手很快將會接管簡單功能，包括可靠地安排員工日程和會議、申領工作開支，更會繼而建議下一步行動。
人工智能一開始只會提供簡單功能，但亞太區的企業將會日漸倚賴人工智能工具來減少行政工作，讓員工有更多時間處理其他更繁複和高價值的工作。當中，隨著人工智能慢慢整合成智能建築科技和服務的一部分，企業地產的作用將會變得更為重要。
早前，國際企業地產協會（CoreNet Global）於香港舉行亞太區峰會，得出的其中一項主要结論是，企業地產以及資訊科技需要增強協作效應，讓企業集中透過投資科技獲得更大價值，提升員工體驗而得益。這個領域現時引起不少關注，全球房地產科技（PropTech）行業已經超越金融科技業，我們觀察到針對性的風險投資基金好像第五牆公司（Fifth Wall）的出現，正推動房地產有關人工智能及其他科技方面的投資。
人工智能推動生產力和員工身心健康
透過對員工人數波動性和長遠趨勢預測的深刻見解，發展成熟的人工智能科技平台有潛力推動企業內更有效管理工作流，並幫助其制訂聰明的房地產策略。此外，人工智能所預測的機器保養及自動維修有助促進一個更高生產力的工作間，減低發生故障的可能性及縮短修理所需的時間。
當人工智能科技平台不斷學習及理解員工行為，平台將可以在員工察覺前便已預料到他們的需要。例如，透過把個人健康裝置和人工智能助手連接起來，員工將更容易評估其健康狀況、監察壓力指數，從而利用這些資訊自動安排休息時間、留意進食零食的習慣並找機會讓員工多活動。人工智能科技平台亦被用作禮賓服務，如預訂午飯或跑腿。
實時管理佔用率解決員工自我管理問題
現今的工作間比以前更靈活，員工可以與不同地域的同事互動，就如跟辦公室內的同事般頻繁。自我管理開始普及，自由分配座位現今大受歡迎，員工可自行決定在何處或與誰工作。
儘管自我管理可以釋放創作的潛能，但新的問題亦隨之而來，例如共用辦公桌對能夠獨立工作的員工很有效，另一方面，對於團隊於分工上互相依賴的成員可能是一項挑戰。
實時管理佔用率是解決這問題的關鍵：未來的人工智能禮賓服務將可以跟據員工和團隊的實時需求去分配工作間的資源，以決定實體空間的最佳用途。這樣便可以周詳地計劃工作優先的事項和員工的座位安排，達致流暢順利的員工體驗。最終，未來的人工智能禮賓服務將有助找出提高個人及團隊生產力的方法，因為它可以更好地理解工作流程中的低效率。
Microsoft 及 IDC 亞太區最近一項研究預測，到 2021 年，人工智能將會令亞太區創新和員工生產力增加近一倍，人工智能和工作間日趨融合必需要改變對勞動力和工作性質的看法。少數人了解人工智能對於組織架構、業務營運，以及人工智能創造或取代新職位速度所帶來的影響。因此，企業領導難以理解勞工和人工智能提高生產力之間的關係，以致更難預測未來的人手或管理波動性。
未來有一天，人工智能可能會理解其對勞工的影響，然後控制其造成的波動性。那一天來到之前，人類有兩種策略去控制工作間的人手波幅。企業可以在租用辦公室空間內，制訂以活動為主的工作或讓員工共用辦公桌，以適應較細微和局部地區的人手變動，善用員工人數、不同種類的辦公桌和其他工作環境而靈活作出安排。對於更大範圍的情況，企業可以利用空間即服務（space as a service, SaaS），包括短期或長期使用服務式辦公室或企業規模的共享工作空間，以補充核心租賃空間的花費。
人工智能和新興科技將繼續製造新的問題，同時亦會解決這些問題。如果我們忽視人工智能科技，只會自食惡果。
撰文：世邦魏理仕亞太區傑出工作場所執行董事 Peter Andrew