雖然今時今日有很多通訊工具，但相信最可靠和頻繁應用的依然是電郵。由於電郵是業務往來的重要工具，因此服務可靠性不容有失。透過外判可把成本和風險減低，但公眾雲郵箱又缺乏進階功能，於是本地網絡服務供應商 CommuniLink 的雲端 Exchange 電郵服務就大有市場。
自建電郵系統或 Webmail 各有不足
電郵系統至今仍是企業通訊的重要平台，因此它同樣是企業最不可或缺的 IT 投資之一。自從電子商貿興起後，國際間的交易來往更頻繁，除了企業的網站系統不能隨便垮下，必須 24 小時無間斷運作外，電郵系統同樣也是。
畢竟當客戶來自全球，不管哪個時區都可能有生意，電郵系統倒下的損失可以很鉅大，因此選擇安全及穩定的電郵系統對企業營運尤其重要。
較傳統的做法是自行架設電郵系統，而自建伺服器也有分使用 Linux 和 Microsoft Exchange Server 的系統，前者雖然系統免費，但相對就技術要求較高，往往要有專門 IT 人看守管理；後者則有較高的軟件授權開支，但就有比較多的售後服務，對 IT 網管的壓力也比較少。
但自建電郵系統既要先一筆過採購電郵伺服器、軟件，還要長期支付寬頻和電力開支，而在建設和管理過程中也需要人手，因此除比較重視數據要放在自己地方的大機構外，已愈來愈少公司採用。
繼而興起的便是公眾雲郵箱。雖然 Google 和 Microsoft 也有提供付費的企業電郵服務，不過就相對較少的功能支援，也沒有像 Microsoft Exchange Server 般提供完整的設定功能，未必符合對電郵系統有較高要求的公司。
一般 Webmail 雖可做到將行動裝置上的資訊與個人電腦上的資訊同步，但其存取平台在功能及外觀上，都會與離線的電郵收發程式不同。一般 Webmail 亦有通訊錄、行事曆、聯絡人等功能，但這些功能大部分都是個人的，未能做到與團隊共用之餘，若混用在私人電郵中更很易出差錯。
而且公眾雲的電郵寄存也不一定安全，早前日本 Yahoo 就發生了嚴重事故，系統故障導致有 258 萬封電郵丟失，影響 97 萬名用戶。因此慎重選擇電郵服務提供者就十分重要。
Exchange 並非只有電郵功能
目前 Microsoft Exchange 最受企業歡迎，原因是其不僅是一套電郵系統，更同時是一套協助企業加強員工協作的工具，提升公司的生產力。Exchange 能自動同步電郵、文件、行事曆和聯絡人，支援流動裝置如智能電話或平板電腦之餘，也能隨時使用網頁介面登入，而且功能齊備。
Exchange 亦有完備的協作功能，例如行事曆可在同事之間分享，同事能各自準確安排會議時間和預約場地；而工作表也可具備分享功能，同事可自行建立和分配工作表，在群組協作時能按計劃不同階段按時完成工作；而與同事分享聯絡人列表的功能，也能保證客戶的資料不會遺失或錯配。
Exchange 電郵有多項度身訂造的功能，配合不同使用者的需要，例如傳輸規則、郵件提示（Mail Tips）等功能，通過深度內容分析、識別、監視和保護敏感的資料，確保敏感信息不會被錯誤發送。
雲端 Exchange 郵件兼具兩者優勢
Exchange 雖然功能完備，但相對地卻是眾多方案中最高成本的，據研究指很多中小型公司的 IT 預算中，就有多達七成是花在 Exchange 的維護費用上，因軟硬件採購、管理成本等也是開支。雲端平台則可以無限量新增硬件，轉換硬件時毋須再關閉伺服器，不但配置快速，擴充更靈活有彈性，而且軟件授權的開支也較低。
因此介於公眾雲和自行架設電郵系統之間的雲端 Exchange 郵件外判服務，就開始受到市場的歡迎。畢竟這樣才能兼具兩者的優勢，而又能解決兩者的難題。
所謂郵件伺服器外判服務，就是把自行加設伺服器這工作雲端化，透過在服務供應商提供的雲端平台，簡單設定就能建立虛擬的郵件伺服器，管理成本只有極簡單的月費。以今次介紹的 CommuniLink 為例，單一用戶的電郵月費只需 $28，若用戶數夠多甚至可低至 $11 起，企業能夠簡單用人數就能計到成本，也能穩定公司的現金流。
另一方面公司也不用特地安裝專線來給電郵伺服器使用，亦不用再有專人看管，也毋須在公司內部預留伺服器放置空間。機構就能把人力和時間放回在核心業務上，專心為業務打拚。而數據中心在資訊保安、數據備份、災難復原、後備電力等領域，也比公司自行架設高水準得多。
而自行管理 Exchange 伺服器亦需要定期升級系統和安裝安全更新，如果由公司自己來做，不僅需要技術亦有一定風險，而且還會有停機時間。而使用雲端 Exchange 則不用擔心這問題，保證服務不間斷下仍能保持系統為最新版本，提高安全保障，即使有任何問題也能得到快速的技術支援和回應。
投資數百萬開展雲端 Exchange 業務
聯通國際網絡有限公司（CommuniLink）自 1999 年成立已有 16 年歷史，是香港持牌的網絡服務供應商，服務包括網站寄存、企業電郵方案、伺服器租用、網站設計、程式編寫、網上商店管理、網上磁碟、傳真至電郵等，業務廣泛而專業。
CommuniLink 行政總裁陳潤龍表示，該公司過往一直有提供企業電郵方案，之前主要提供的是 Linux 系統的電郵服務，收費可以很便宜，但他們看到愈來愈多客戶有轉用 Exchange 的需求，因此就投資數百萬添置新硬件，即將提供 Exchange 的電郵服務。
他表示愈來愈多客戶意識到，僅僅只是電郵服務並不能提高生產力，以往在 Linux 平台雖然也能透過安裝插件來提供擴充功能，但不僅工序麻煩，也很易因插件出問題而影響電郵服務本身的穩定性。而採用公眾雲的電郵服務更無法自訂進階功能，不符特定場合需要，令雲端托管 Exchange 服務的需求愈來愈大。
雲端 IaaS 簡單建立 Exchange 電郵服務
CommuniLink 的 Exchange 電郵服務已連接智能電郵系統，利用大型的伺服器群集（Cluster）進行深層電郵掃瞄，每封進入伺服器的電子郵件都會自動掃描病毒，蠕蟲和木馬，並隔除垃圾郵件。而且它亦支援 SSL 傳輸加密，為客戶的電子郵件添加更多的保護。
CommuniLink 提供的 Exchange 電郵服務亦相當有彈性，最推薦的是前面提及的雲端 IaaS 虛擬電郵伺服器，因為客戶每月支出成本相對較低。客戶若有設定好的 Exchange Server 想托管到數據中心亦可以，從而換取有 24 小時設備保護和穩定高速的網絡環境。
當然客戶若是希望重新設定一個獨立的 Exchange Server 並存放到他們的數據中心，亦有專業人員根據客戶要求設定適合客戶的 Exchange Server。而上述各方案除服務費用不同外，亦會根據跟 Microsoft 合作的相關協議代收相關的版權費用，但不論客戶選以上哪種方案都保證提供客戶管理及 24 小時的技術協助。
雲端化換取更高保安和可用性
原來企業電郵系統平均正常運行時間僅有 99.7%，即等同在一年內有三天時間停機。但如果把 Exchange 外判出去，就能大為減低停機時間，因為數據中心必定提供達五個（99.999%）、甚至六個 9 （99.9999%）級別的資料可用性保證，即全年停機時間不多於 6 分鐘，這如果要由企業自己管理的話，開支必定驚人。
另一個採用雲端 Exchange 的好處是備份和容災應變方案完善。以往要為電郵系統做備份必須額外再添購軟硬件，但其使用率卻很低，因它只負責備份功能，拉勻成本其實很高。而採用雲端的話，服務供應商已替你做好備份，就算數據中心任何一部硬碟故障都能保證資料無損和運作如常，而客戶卻不用額外為此有任何開支。
陳潤龍表示，CommuniLink 時刻致力為企業客戶帶來最佳的網上應用服務，除每天資料備份系統、後備伺服器、防火牆外，亦會時刻監察系統，防止不正常或違法的活動出現，以保障客戶的網站資料及正常地接收電郵。該公司也設有 24 × 7 的技術支援熱線，隨時為客戶提供技術協助。
除價格外亦應考慮技術支援及數據安全
陳潤龍認為將電郵系統遷移至雲端是大勢所趨，但不管企業使用哪種方式，各種電郵系統都各有優劣，沒有誰比誰更優勝，因此客戶不管是否採用雲端 Exchange 電郵系統，他們都歡迎。但他提醒客戶在選擇電郵服務時，要留意服務是否適合業務需要，也要看功能是否齊備，要用一個全盤 IT 方案的角度來思考。
同時 CommuniLink 亦為客戶提供，從公司現有的自設 Exchange 伺服器，轉移數據到 CommuniLink 雲端 Exchange 伺服器的服務，如果是有意轉移上雲的企業應能更放心。
企業希望節省花在電郵維護、設備採購的人力物力成本的想法，實屬正常，而雲端 Exchange 便為客戶帶來更高性價比的總擁有成本（TCO），但在選擇供應商時也應該留意不要僅看每個郵箱的平均價格，因背後其實有更多的東西要考慮。
「服務供應商的網絡連線品質是否快速穩定？在資料保安上是否符合 ISO 標準？資料可用性能提供多大的保證？技術支援是否快速和到位？支援團隊有多大的規模？這些種種都是需要在選擇時留意的。」陳潤龍說。
