企業在協作工具與技術應用上所作決策，往往主宰員工完成任務及溝通聯繫的效率，因此企業應將滿足員工對 IT 技術期望視作優先處理的事項。假如 IT 部門不回應員工對協作工具及技術的需求，用戶可能會從其他途徑獲取所需，令公司面對「影子 IT」問題。公司內其他業務部門在並無諮詢 IT 部門下，自行購入 IT 技術及設備，此舉將令企業更易遭受網絡安全威脅。
企業應優先滿足員工對 IT 期望
世界各地企業為了招募優秀人才，無不出盡法寶。其實吸引人才的關鍵之一，就是向僱員提供他們渴望使用的協作技術與工具，例如整合訊息工具、話音及視像服務，令他們工作時更加得心應手，表現更佳。
不僅潛在招募對象有興趣知道未來僱主所用的 IT 技術，就連現有員工在審視將來事業選擇時，亦會衡量僱主在這方面投放的資源和實力。
企業在協作工具與技術應用上所作決策，往往會左右不同的業務領域，招募員工僅為其中之一。其實，企業所作選擇亦可提供各種機會，例如遙距工作及精簡協作渠道，主宰員工完成任務及溝通聯繫的效率。因此，企業應將滿足員工對 IT 技術的期望，視作其中一項優先處理的事項。
超級用戶湧現
澳大利亞電訊（Telstra）最近在澳洲、香港、新加坡、英國及美國進行了一項意見調查，探討員工如何運用先進技術來溝通協作。是項的調查合共訪問了 675 位 IT 部門決策人，而受訪者全部來自員工數目超過 250 名的私人跨國企業。
該項名為《超級用戶湧現》（Rise of the Superuser）的全球研究報告，顯示現今企業擁有龐大機遇，可以在此領域作出改善，從而較競爭對手享有優勢。研究結果亦發現，差不多所有受訪的 IT 部門負責人均認為要實施員工渴望在工作場所使用的先進技術，實在挑戰重重。
有關技術包括遠端存取、桌面虛擬化及進行視像會議。雖然現今企業在顧用戶的期望遠勝從前，但接近半數受訪者卻認為公司先會處理其他較重視的 IT 項目，而不會將滿足此等用戶期望視作當前急務。研究亦顯示受訪者認為有需要改善用戶體驗、推動創新，及在加強資訊保安、提高工作效率和減低營運成本等範疇提升內部協作，反映不少用戶的期望並無獲得應有重視。
研究亦發現今時今日的員工通常較主動爭取他們需要及想要的先進技術，並透過引進協作工具來提升生產效率。
假如 IT 部門不回應員工對協作工具及技術的需求，用戶可能會從其他途徑獲取所需，令公司面對「影子 IT」（Shadow IT，亦稱「隱形 IT」）湧現問題。「影子 IT」是指公司內其他業務部門在並無諮詢 IT 部門下，自行購入 IT 技術及設備，此舉將令企業更易遭受網絡安全威脅。
容許員工參與 IT 決策
究竟私營跨國企業及其他機構應該如何妥善周全地將嶄新協作工具與技術引進公司？關鍵是採取下列步驟，包括聆聽員工心聲，瞭解他們的需要與期望；挑選合適員工監控及跟進某些協作工具，並以適當安全措施來支援新技術。
此外，企業亦必須確保所用通訊工具能夠反映員工的不同需要，例如可讓行政總裁在外出工幹時有效工作，與用作改善客戶服務成效的工具並不相同。關鍵在於要以可接受的成本開支，迎合各方所需，而零建置成本的雲端服務就最合乎這種需要。
一家企業及其 IT 部門可以滿足用戶期望的方法之一，就是指派員工負責監控及跟進協作技術。藉著讓這些員工參與一些業務活動，例如確認用戶需要；選取合適產品或服務；以及培訓和輔導工作人員，企業便能儘量減低員工抗拒改變的程度，令他們樂於使用公司所選的協作工具。
企業亦應當經常檢討 IT 方面的安全性、政策及架構，以適應協作技術的嶄新供應模式，當中包括經由雲端提供。這種做法可讓企業向業務部門提供 IT 服務時，採取「隨收隨支」(Pay as you go) 及其他創新方式。此外，亦可將此等部門出現「影子 IT」的可能性減至最低。
容許員工自行決定他們所需使用的協作工具與技術，有助建立能夠激勵員工積極參與的企業文化。此舉亦可鼓勵創新精神，讓企業得以吸納最優秀出眾的人才加盟，再創佳績。
作者︰Jim Clarke
澳大利亞電訊環球企業及服務部全球行銷、產品及定價總監