2017 年第一次接觸名為防數據外洩 (DLP) 的新科技，在那一個年代，企業大型數據外洩事件依然只是個預言，而非今天常見的頭條新聞。保障個人資料及私穩的法例在大部分國家都在起步階段。就算在一些較早立法的國家，大部份企業都沒有認真看待，令法例成為紙老虎。防止數據，特別是敏感數據外洩的責任往往只由資訊科技部門獨力承擔，普遍企業視防止敏感數據外洩為單純資訊科技問題，而非業務核心問題。
那時候，有很多同業會提出，如果要有效防止數據外洩，就必前要先將數據分類的想法。對一些未曾經歷嘗試過將數據分類處理的企業，這看似是一個合理的建議。但對一些經歷過數據分類的企業而言，它們明白這可能是一個沒完沒了的惡夢。由於企業會因應業務需要不斷產生新類型的數據，如果用傳統以手動流程去為數據分類，根本無法追上數據的增長。為了解決這問題，由用戶主導的數據分類技術就應運而生。用戶可以自行分類經由他們產生或處理過的數據，不論是撰寫新文件或傳送電郵，用戶都要為自己的新文件或新電郵分類。資訊科技部門無需再為承擔數據分類的責任而擔憂，每一個用戶都被授權去處理自己的數據，看似所以問題都迎刃而解。但實際執行上又會否產生新的問題呢？
經驗豐富的資訊保安從業員當然明白，現實永遠與想像有距離。由於用戶主導的數據分類技術需要有人的參與，事情往往會變得不可預測。因為我們所有人都不一樣，對同一個情境所作出的反應都可能不一樣。在實施用戶主導的數據分類技術的企業中，經常會出現三種情況，我會稱之為數據分類的「好」、「壞」以致「最壞」情況。
「好」是指那些會認真和仔細地分類數據的用戶。不幸地，今時今日，大部分企業裡只有少數用戶能做到。
「壞」是指那些為確保自己不會被受質疑，因而將所有數據都歸類為保密甚至機密類別。結果產生大量誤報，令保安從業員難以在大量警報中，識別出那一些是對企業構成真正威脅的事件。
「最壞」的情況，也是在企業中最常見的，就是用戶認為將數據分類只會妨礙其工作。這些人會將所有數據簡單地歸類為公開級別，以便逃避數據安全系統的監管。結果為企業帶來極大的風險。
由此可見，要避免壞及最壞的情況發生，企業需要一個能夠客觀和自動分類數據的解決方案，去彌補由用戶主導的數據分類之不足。
完善的數據保護解決方案將數據分類技術與 DLP 解決方案結合，幫助客戶減低數據外洩事件帶來的風險，並滿足各種監管要求。但是，鑑於保障個人資料及私穩的法例日益嚴格，企業要快速應對個人資料擁有者提出反對使用及擁有其個人資料，或要求刪除其個人資料。隨著數碼轉型，數據和用戶一樣無處不在，要保護數據並同時滿足法律要求已成為一大挑戰。我相信只有深度整合用戶主導和自動數據分類技術，並配合強大的數據安全解決方案，企業才可以更有效掌控數據安全，並對關鍵數據有更高的透明度和控制。
顯而易見，人類依然是資訊安全策略中的重要一環。透過結合用戶主導及自動化的數據分類，企業用戶不僅可以在他們創建的文件和電郵貼上數據分類的標籤，還可以通過自動化的數據分類，提升用戶數據分類的認知，並確保遵守正確數據處理流程，還可增強用戶的參與度和責任感，改善用戶整體的安全意識，並降低了整個企業的數據安全風險。
作者：Forcepoint 亞太區技術總監譚偉基