隨著企業愈趨重視員工的團隊合作，能大幅提升會議效率的多功能平台無疑至關重要，更是企業的首選方案，而「智能白板」則是目前科技業界提出的最新解決方案。為此，近年不少傳統的文檔解決方案商以至科技企業均推出相關產品，功能不一而足，企業應視乎自身的業務需求來選擇合適的智能白板。
「智能白板」彌補傳統會議方案不足
以具備一定規模的企業為例，不少均在中港兩地設有辦公室，若要經常往返兩地開會，難免耗費金錢且費時失事，而使用一般的視像或語音會議又未及得上面對面會議來得有效率，例如無法分享重要的文檔、簡報，對內難以在討論時激發團隊創意，對外則無法讓客戶直接地明白講解的方案。
「智能白板」正是針對上述挑戰而誕生的解決方案，除了可彌補傳統視像會議方案即使可分享文檔也難共同協作的缺點外，一般均支援簡單的筆記、畫圖和圖表功能，還可以將個人電腦或智能裝置的屏幕透過無線網絡或有線接駁同步映射到白板上，方便進行更具互動性的數碼化會議。
基本功能難滿足行業專業需求
不過需要留意是，智能白板的基本功能雖然已經可滿足不少企業對數碼化會議的基本需求，但如果需要更進一步的應用，企業就要留意所選購的智能白板是否有充足的軟硬件配套了。
以廣告設計或媒體設計等行業為例，進行會議時，經常需要以多媒體內容來展示設計意念，白板的繪板和畫圖設計功能尤為重要，而部分白板可能僅支援簡單的筆記和圖表功能，無法直接開啟或編輯設計上常用到的文檔類型如 Illustrator或Photoshop 等，需額外借助電腦展示，設計師忙於在兩者間切換，在簡報時可能無法流暢地講解自己的設計意念。
完善方案提升企業生產力及成本效益
像 Ricoh 互動電子白板這類軟件和硬件配套支援完善的智能白板，無疑更適合會議用途較為廣泛的企業。
首先，它支援開放的Windows系統，因此能自由安裝所需的軟件，使智能白板可直接開啟及編輯各種Office文檔，以及設計時經常會用到的Adobe Illustrator及Photoshop 檔案，以至在會議中需要補充資料時，可即時使用瀏覽器搜尋資訊或播放常見格式的影片，無需再費時在切換屏幕和電腦操作上，使整個會議討論過程可在白板上流暢進行。
與其他智能白板相比，Ricoh 的獨特之處，在於其實時資訊共享的協作功能，這在商務會議中尤其重要。譬如公司在各區分部均設有 Ricoh 互動電子白板，不僅用戶可看到同一畫面，各個用戶在不同白板上寫畫的內容亦能即時同步到所有白板的畫面，更支援同時最多 20 塊互動電子白板互聯。配合自攜裝置的辦公趨勢 (BYOD)，與會者只需在瀏覽器介面輸入 IP 及 PIN 碼即可連接顯示電子白板上的畫面，最高支援 50 部智能裝置同時連接，足以滿足大規模商務會議的需求。
此外，Ricoh互動電子白板還可透過添加Ricoh Streamline NX保障以卡登入器材，然後通過電子郵件發送和打印在白板上的任何內容，留存記錄；更可與 Ricoh 的UCS和UCS Advanced，以及 Skype™ for Business 等視像會議服務整合。
軟件以外，硬件的配套亦同樣重要。Ricoh互動電子白板內置揚聲器和麥克風，方便視頻會議，用戶也可以加裝鏡頭質素更佳的攝像機。白板同時備有多種連接選項，包括用於智能設備的多個USB端口和藍牙連接，可連線接駁專用的語音通訊設備等第三方配件，使企業即使在Huddle Room 等新興的小型會議空間中，亦能快速地圍繞智能白板，組建出一套即時可用的高質素商務會議方案。亦適用於一般電話會議、簡報和課堂培訓等應用場景。
過往企業要提升會議效率和質素，或許只能將現有的會議方案換代升級，但隨著「智能白板」這類具突破性方案的出現，為企業提供了一個新的選擇。Ricoh互動電子白板這類新方案，無疑更易於使用、價格更相宜且功能全面，加上有本地專業團隊的部署支援，正好滿足到企業對新一代專業會議通訊方案的需求，讓企業享受到革新體驗。