進入互聯網時代以來，智能科技和產品已經為人們生活方式帶來了革命性的改變，而智能科技引領工作場所的變革更是大勢所趨。為了保持競爭力並吸引頂尖人才，許多本港企業已經意識到智能化辦公是未來辦公生活的關鍵，不少客戶也摩拳擦掌希望儘早計劃智能辦公室。
雖然我們有很多嶄新科技可以應用，但我建議企業在計劃時要平衡軟件及硬件配套。現今許多企業在計劃辦公室的革新措施時，焦點都會集中在應用程式和軟件的革新上。但是要成功實現智能辦公室，硬件設備的升級和配套同樣重要。如果企業擁有最新的軟件解決方案但缺乏硬件支援，非但沒有預期的效果，反而會弄巧反拙。
舉例說，一間公司如果想實行 Windows Hello 的智能身份識別系統，便需要配置專門針對近紅外線 (IR) 成像配置的鏡頭來對 Windows 設備進行身份驗証和解鎖。真正的智能業務解決方案，惟有「軟硬兼施」，才能體現智能化辦公的靈活性、連接性和安全性。
又例如大家經常在辦公室開多方會議，儘管有些企業採用更好的軟件通話設備，我仍看到很多企業在打入會議上浪費很多時間或者線路接駁不完善等問題，如果採用包含音效、影像及電腦功能的 All-in-one 智能會議系統，只要員工一進入會議房間，電腦便馬上連接至系統和展開遠程會議，省卻不少電腦操作上的時間， 令到會議變得更有效率， 更簡單。
相比起傳統的工作間，智能辦公室透過實現物理空間與多種智能軟件硬件的無縫連接，從而提供更人性化的服務和提升員工的辦公體驗。試想一下，辦公室的傳感器能夠自動管理和調節燈光的光暗來配合員工的日程，並在員工離開工作區後改變空調模式，以優化能源消耗；會議室的語音助理可以幫助員工自動執行一些工作任務，例如在會議進行時控制會議室設備、自行分辨談話內容重點以採取更智能的筆記、安排會議時間或在現場發送任務提醒等。通過應用物聯網的裝置佈局於工作空間中，未來的辦公室將會變得非常聰明，可以更照顧員工之間的差異，同時有效地幫助企業合理規劃公司資源，節省工作成本。
在轉型至智能化辦公室的過程中，企業首先要了解自身的架構和需求，從而選擇合適的科技夥伴來提供端到端的物聯網解決方案。智能辦公室其中一個關鍵詞是「智能協作」，講求通過科技讓員工無論身在何處，都能無縫高效及安全地工作，提升生產力。
香港人出名分秒必爭，講求效率，對於本港企業而言，用戶體驗與效率為先的概念尤其重要，以此概念延伸來進行職場改革，透過購入正確的設備和製訂一整套人性化、智能化的工作服務體系，將能更滿足員工和客戶的需求，幫助企業將業務提升到更高水平。
你準備好迎接這場智能辦公時代的變革了嗎？
作者：黃斌
Lenovo 香港及澳門區總經理