愈來愈多企業希望將工作間智能化，以便節省空間和提高工作效率。英國電信聯合經濟學人智庫( EIU )一項針對全球 400 位行政總裁之調查結果顯示，近40%的行政總裁將數碼轉型列為董事會議程之首，可見為企業推行數碼化已是大勢所趨。
以往的工作模式一般上班的時間及地點比較固定，但隨著時代的變遷，現今的企業需要建立一個高效益的智能工作間。企業以靈活的流動工作模式為基礎，將數碼設備和工作空間相互結合，平衡和整合公司及員工的需要，建立一套靈活變通及創新的工作文化，才能真正體驗智能工作間的精髓。
理光(香港)有限公司市場及業務拓展部總監莊禮基建議企業利用科技方案，提升員工之間的連繫 、信息的傳遞及增強部門間的協作。
現代智能工作間講求靈活性及高效率
理光(香港)有限公司市場及業務拓展部總監莊禮基先生談及最新的智能工作間趨勢時，有以下的見解。「早期的工作間設計只按照工作性質以不同部門區分，員工之間的互動比較少，訊息的接收亦比較慢。但現在的智能工作間以員工的日常活動為基礎，設計不同的活動空間，並利用科技方案，讓工作模式趨向智能化，提升員工之間的連繫 (Connectivity) 、信息的傳遞 (Communication) 及增強部門間的協作 (Collaboration)，從而簡化工作流程提升生產力。
配合嶄新科技，構建全方位智能工作間
智能工作間注重數據、文件、員工連繫、訊息和流程管理的配搭，怎樣才可以將以上各種元素結合，讓辦公室順利轉型？
對於如何成功由傳統辦公室轉型至的智能工作間，使用雲端運算是重要一環。莊禮基指出雲端方案能為企業提供雲端溝通協作、文件管理及資訊科技代管服務等，協助企業於不佔地方下處理儲存大量文件和資訊，方便員工隨時查閱所需資料，令工作更具彈性。除此之外，雲端亦在簡化業務流程中扮演重要的角色，可靠的高效業務流程管理 ( BPM），配合人力資源解決方案、應付帳款 (AP) 解決方案等，將資料上載雲端，為簡化業務流程方案提供可行的渠道，加上顧問諮詢及售後支援等流程，使同事的分工更清晰，為公司各部門帶來更高生產力。
雲端運算及業務流程管理是智能工作間中不可或缺的。
此外，企業可提供覆蓋全公司的 WiFi 無線網絡，讓員工可在公司內不同位置也能存取檔案、共享文件及展示簡報。而企業可引入一系列統一通訊服務、即時通訊系統及會議室方案，讓員工隨時隨地可輕鬆進行流動網上會議或網上培訓等，亦有助建立無地域限制的工作環境。
Ricoh 為客戶提供統一通訊服務、即時通訊系統及會議室方案，建立無地域限制的工作環境。
另一方面，保安及員工的管理同樣可以智能化。利用高清面容識別方案，通過連接的門禁系統辨認已授權人示進入特定區域，有助對重要文件和資料進行保護，減低資料外洩的可能，而且更可以將方案配合考勤系統，管理員工的出勤記錄，保障員工和設施的安全。
Ricoh 高清面容識別方案，有助對重要文件和資料進行保護，減低資料外洩的可能。
人、空間、科技合一 全方位燃亮智能工作間
不少企業以為添置數碼設備就等於建設智能工作間，但沒有顧及員工使用的便利性和熟習程度，這樣的智能工作間並不能展現其真正的價值。要將數碼設備和空間配合，讓員工感到方便，並且樂意使用，是智能工作間的根本。以往的智能工作間規劃往往是各自表述，無論裝修的、 IT 支援的抑或人力資源管理的團隊也各抒己見，並未能將空間、設備、技術和人才成功融和。
Ricoh 在提供空間設計、設備的配置和數碼化方案的同時，致力推動企業的變革管理（Change Management ），推動創新和協作的工作模式，促進人、科技和空間三方互動。莊禮基以 Huddle Workspace 為例，指出只要將統一通訊方案接通，加入適當的燈光調教及空間佈局，便可利用小型工作間作視頻會議或進行集體討論的好地方，增添空間運用的靈活性。
Ricoh 智能工作間規劃服務，重新為客戶設計合適的工作間，並應用嶄新科技提升工作效率和團隊的協作
Ricoh 智能工作間規劃服務，有專業的顧問透過對客戶的現時情況了解及深入分析，協助客戶反思和尋找自身的企業理念，定下更清晰的計劃和目標，重新為客戶設計合適的工作間，改善空間使用率，並應用嶄新科技提升工作效率和團隊的協作。「Happy staff makes happy customer。」幫助客戶順利轉型、體驗數碼化後的好處、管理員工的期望，燃亮智能工作間是 Ricoh 致力推動的信念，也是 Ricoh「智能工作間規劃服務」與眾不同之處。